Pracownicy często mają pytania dotyczące ich prawa do zwrotu kosztów podróży. Chociaż wydaje się logiczne, że pracodawcy dają zwrot kosztów, które pracownicy ponoszą podróżując do pracy, ważne jest wiedzieć, że nie ma prawnego prawa do zwrotu kosztów podróży. To prawo musi być wyraźnie określone w umowie o pracę lub odpowiednim układzie zbiorowym.
W tym blogu szczegółowo wyjaśniamy, jakie są możliwości zwrotu kosztów podróży, kiedy jest ona nieopodatkowana i jakie warunki obowiązują. Dzięki temu dokładnie wiesz, na co masz prawo jako pracownik!
Brak prawnego prawa do zwrotu kosztów podróży, ale są możliwości
Zwrot kosztów podróży nie jest obowiązkowy dla pracodawców, chyba że jest wyraźnie wymieniony w umowie o pracę lub układzie zbiorowym. Pracodawcy mogą jednak dobrowolnie dać wyższy zwrot niż limit zwolniony od podatku, ale kwota ponad ten limit jest opodatkowana jako wynagrodzenie.
Nieopodatkowany zwrot kosztów podróży: jakie są warunki?
Pod pewnymi warunkami zwrot kosztów podróży może być udzielony bez opodatkowania. Oznacza to, że zwrot nie jest wliczany do wynagrodzenia i nie jest uwzględniany przy obliczaniu podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne. Najczęściej zwolniony z opodatkowania jest zwrot za kilometry.
Zwolniony od opodatkowania zwrot w wysokości 0,23 € za kilometr (2024)
Pracownicy mogą otrzymać nieopodatkowany zwrot do wysokości 0,23 € za kilometr przejazdu służbowego, w tym dojazdów do pracy. Regulacja ta dotyczy przewozu rowerem, motocyklem, samochodem lub komunikacją miejską. Dla komunikacji miejskiej obowiązuje minimalny dystans 10 kilometrów, a dojazdy do pracy powinny odbywać się co najmniej 40 dni w roku kalendarzowym.
Jeśli pracownik decyduje się na zwrot rzeczywistych kosztów, na przykład kosztów komunikacji miejskiej, pracodawca musi prowadzić ewidencję, w której potwierdzone są te koszty.
Obliczanie dystansu podróży
Dystans podróży jest obliczany na podstawie typowej trasy i zależy od środka transportu. W przypadku komunikacji miejskiej kilometrów liczy się na podstawie publikacji NS i innych standardowych obliczeń.
Brak zwolnienia, gdy transport jest dostarczany przez pracodawcę
Jeśli pracodawca zapewnia transport, np. samochód służbowy lub firmowy rower, nie można udzielić zwrotu kosztów podróży. To samo dotyczy, gdy pracodawca oferuje bilety na komunikację miejską lub organizuje wspólne dojazdy, gdy pracownik jechałby jako pasażer.
Wspólne dojazdy: co jest możliwe?
Pracownik, który prowadzi carpooling jako kierowca, może otrzymać nieopodatkowany zwrot kosztów do wysokości 0,23 € za kilometr, w tym ewentualne dodatkowe kilometry do odbioru kolegów. Dla pasażerów carpoolingu nie przysługuje prawo do nieopodatkowanego zwrotu kosztów, jeśli pracodawca organizuje carpooling.
Stały zwrot kosztów podróży
Pracownicy z stałym miejscem pracy mogą ubiegać się o stały nieopodatkowany zwrot kosztów podróży, pod warunkiem, że co najmniej 128 dni w roku dojeżdżają do tego samego miejsca pracy. Dla pracowników na część etatu regulacja ta obowiązuje proporcjonalnie. Pracownicy pracujący częściowo zdalnie mogą wybrać między zwrotem kosztów podróży a zwrotem dla pracy w domu w wysokości 2,35 € za dzień (2024). Dla pracowników, którzy mają do pokonania dystans większy niż 150 kilometrów, obowiązuje obowiązkowy przelicznik na koniec roku.
Inne koszty i podatki
Zwroty za takie rzeczy jak koszty parkowania, szkody na pojeździe czy inne koszty transportu są zwykle traktowane jako opodatkowane wynagrodzenie. Tylko koszty parkowania pokrywane bezpośrednio przez pracodawcę, takie jak pozwolenie na parkowanie, są zwolnione.
Potrzebujesz porady prawnej na temat zwrotu kosztów podróży?
Jeśli masz pytania dotyczące swoich praw jako pracownika lub jeśli nie możesz dojść do porozumienia z pracodawcą co do zwrotu, specjaliści ds. prawa pracy z Arslan Advocaten są do Twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami bez zobowiązań w sprawie porady prawnej lub wsparcia. W ciągu 24 godzin dowiesz się, jakie masz możliwości, dzięki czemu wiesz, na czym stoisz.
