Pracownicy często mają pytania dotyczące prawa do zwrotu kosztów dojazdu. Chociaż wydaje się logiczne, że pracodawcy zwracają koszty ponoszone przez pracowników w związku z dojazdem do pracy, ważne jest, aby wiedzieć, że nie istnieje ustawowe prawo do zwrotu kosztów dojazdu. Prawo to musi być wyraźnie uregulowane w umowie o pracę lub odpowiednim układzie zbiorowym pracy.
W tym wpisie szczegółowo wyjaśniamy, jakie są możliwości zwrotu kosztów dojazdu, kiedy jest on nieopodatkowany i jakie obowiązują warunki. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, do czego masz prawo jako pracownik!
Brak ustawowego prawa do zwrotu kosztów dojazdu, ale są możliwości
Zwrot kosztów dojazdu nie jest obowiązkiem pracodawców, chyba że został wyraźnie ujęty w umowie o pracę lub układzie zbiorowym. Pracodawcy mogą jednak dobrowolnie przyznać wyższą kwotę niż limit zwolniony podatkowo, ale suma powyżej tego limitu jest opodatkowana jako wynagrodzenie.
Nieopodatkowany zwrot kosztów dojazdu: jakie są warunki?
Przy spełnieniu określonych warunków zwrot kosztów dojazdu może być wypłacany bez podatku. Oznacza to, że świadczenie nie jest wliczane do wynagrodzenia, a więc nie podlega podatkowi od wynagrodzeń ani składkom społecznym. Najczęściej spotykaną zwolnioną formą świadczenia jest kilometrówka.
Zwolniony z podatku zwrot w wysokości € 0,23 za kilometr (2024)
Pracownicy mogą otrzymać nieopodatkowany zwrot w wysokości maksymalnie € 0,23 za kilometr służbowy, w tym za dojazdy między domem a pracą. Zasada ta dotyczy podróży rowerem, motocyklem, samochodem lub transportem publicznym. W przypadku transportu publicznego obowiązuje minimalna odległość 10 kilometrów oraz co najmniej 40 dni dojazdów do pracy w roku kalendarzowym.
Zwolniony z podatku zwrot w przypadku transportu publicznego
Korzystasz z transport publiczny aby dojechać do pracy? Wówczas pracodawca ma dwie możliwości wypłaty zwolnionego z podatku zwrotu kosztów:
- Zwrot faktycznie poniesionych kosztów podróży (na przykład na podstawie biletów lub abonamentów)
- Lub zwrot na podstawie liczby kilometrów do maksymalnie € 0,23 za kilometr
Gdy pracownik wybiera zwrot rzeczywistych kosztów, na przykład przy korzystaniu z transportu publicznego, pracodawca musi prowadzić ewidencję, w której te koszty są udokumentowane.
Obliczanie odległości dojazdu
Odległość dojazdu oblicza się zwykłą trasą i zależy ona od środka transportu. W przypadku transportu publicznego liczba kilometrów opiera się na publikacjach NS i innych standardowych kalkulacjach.
Brak zwolnienia przy transporcie udostępnionym przez pracodawcę
Gdy pracodawca udostępnia transport, taki jak samochód służbowy w leasingu lub firmowy rower, nie można wypłacać nieopodatkowanych zwrotów kosztów dojazdu. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracodawca oferuje abonamenty na transport publiczny lub organizuje carpooling, w ramach którego pracownicy jeżdżą razem.
Carpooling: co jest możliwe?
Pracownik, który uczestniczy w carpoolingu jako kierowca, może otrzymać nieopodatkowany zwrot kosztów w wysokości maksymalnie € 0,23 za kilometr, w tym ewentualne dodatkowe kilometry na odbiór współpracowników.
Nieopodatkowany zwrot kosztów za kilometr dla kierowcy przy zorganizowanym carpoolingu
Czy carpooling jest organizowany przez pracodawcę zorganizowany? W takim przypadku kierowca może w roku kalendarzowym 2024 otrzymać maksymalnie € 0,23 za przejechany kilometr bez podatku. Maksymalna kwota dotyczy także ewentualnych dodatkowych kilometrów, które kierowca pokonuje, aby odebrać współpracowników. Uwaga: ten przepis dotyczy wyłącznie kierowcy; dla pasażerów obowiązują inne zasady.
W przypadku pasażerów nie przysługuje nieopodatkowany zwrot kosztów, jeśli carpooling jest organizowany przez pracodawcę.
Stały zwrot kosztów dojazdu
Pracownicy ze stałym miejscem pracy mogą kwalifikować się do stałego, nieopodatkowanego zwrotu kosztów dojazdu, pod warunkiem że podróżują do tego samego miejsca pracy co najmniej 128 dni w roku. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy zasada ta obowiązuje proporcjonalnie. Pracownicy, którzy częściowo pracują z domu, mogą wybrać między zwrotem kosztów dojazdu a ryczałtem za pracę z domu w wysokości € 2,35 dziennie (2024). W przypadku pracowników o odległości dojazdu większej niż 150 kilometrów obowiązuje obowiązkowe rozliczenie na koniec roku.
Pozostałe koszty i podatki
Zwroty kosztów za takie wydatki jak opłaty parkingowe, szkody w pojeździe lub inne koszty transportu są zazwyczaj traktowane jako opodatkowane wynagrodzenie. Zwolnione są jedynie opłaty parkingowe, które są opłacane bezpośrednio przez pracodawcę, takie jak pozwolenie na parkowanie.
Porada prawna w sprawie zwrotu kosztów dojazdu?
Masz pytania dotyczące swoich praw jako pracownika lub nie możesz dojść z pracodawcą do porozumienia w sprawie zwrotu kosztów? Specjaliści prawa pracy z Arslan Advocaten są do twojej dyspozycji. Skontaktuj się z nami bez zobowiązań, aby uzyskać poradę prawną lub wsparcie. W ciągu 24 godzin otrzymasz jasność co do swoich możliwości, dzięki czemu będziesz wiedzieć, na czym stoisz.
