Przy zaległościach w czynszu wynajmujący może żądać incassokosten (kosztów windykacji) pod pewnymi warunkami. Dla najemcy działającego jako konsument koszty te są ustawowo ograniczone. Zanim staną się należne, musisz też najpierw otrzymać prawidłową ostatnią możliwość zapłaty. Kwota nie staje się automatycznie zasadna tylko dlatego, że widnieje na papierze firmowym biura windykacyjnego lub komornika.
Autor: Ömür Arslan, adwokat prawa najmu w Arslan & Arslan Advocaten. Wpisany do rejestru dziedzin prawa Niderlandzkiej Adwokatury w zakresie prawa najmu i ubezpieczeń społecznych. Ostatnia aktualizacja: 17 september 2026.
Sprawdź kwotę główną, wezwanie do zapłaty, wyliczenie oraz postanowienia Twojej umowy najmu. Oddziel incassokosten od odsetek, kosztów procesu i kosztów egzekucji. Mają one własną podstawę. W tym artykule przeczytasz, jak sprawdzić rachunek, jakie różnice możesz wskazać i jak zareagować, nie tracąc z oczu bieżącego czynszu ani terminu rozprawy. Wyjaśnienia są skierowane do najemców lokali mieszkalnych w Niderlandach.
Zacznij od rozbicia kwoty łącznej
Pismo z jedną kwotą końcową nie daje wystarczającego wglądu w jej składniki. Zapytaj, ile żąda się tytułem czynszu, zaliczek, odsetek, pozasądowych incassokosten oraz ewentualnych kosztów sądowych. Poproś o wykaz każdej płatności. Następnie sprawdź, czy toczy się już postępowanie lub zapadł wyrok. Koszty, które mogą powstać dopiero na późniejszym etapie, nie mogą być bez podstawy przedstawiane jako już należne.
| Pozycja | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|
| Zaległy czynsz | Kwoty miesięczne, terminy płatności, podwyżki i otrzymane wpłaty |
| Ustawowe lub umowne odsetki | Podstawa prawna, procent, okres i prawidłowa podstawa naliczenia |
| Pozasądowe incassokosten | Prawidłowe wezwanie, staffel, ewentualna kumulacja i klauzula umowna |
| Koszty procesu | Wyrok lub inna konkretna podstawa i wycena |
| Koszty egzekucji | Tytuł, wykonana czynność i właściwa taryfa |
W razie niejasności poproś o nową specyfikację z datą odniesienia. Zachowaj stare wersje. Jeśli saldo później się zmieni, będziesz mógł sprawdzić, czy wynika to z nowych okresów czynszowych, odsetek, wpłat czy dodatkowych kosztów. Różnica między dwoma zestawieniami jest punktem wyjścia do kontroli, ale sama w sobie nie dowodzi jeszcze błędu.
Veertiendagenbrief to ważny warunek
W przypadku konsumentów istotny jest art. 6:96 ust. 6 BW. Zanim pozasądowe incassokosten staną się należne, dłużnik po popadnięciu w zwłokę musi zostać prawidłowo wezwany do zapłaty i otrzymać czternaście dni na uregulowanie należności bez tych kosztów. Pismo musi wskazywać skutki braku zapłaty, w tym żądaną kwotę incasso.
Pełny termin musi być dostępny po otrzymaniu wezwania. Sformułowanie, które pozwala liczyć czas wyłącznie od daty pisma lub wysyłki, może być przez to problematyczne. Nie patrz więc tylko na obecność liczby czternaście. Dla oceny, czy wymóg ustawowy został spełniony, znaczenie mają doręczenie, dokładne brzmienie oraz dotychczasowy przebieg sprawy.
Zachowaj pismo, kopertę i ewentualne dane e-mail. Jeśli kwestionujesz odbiór, wyjaśnij, co i kiedy faktycznie otrzymałeś. Ignorowanie pisma windykacyjnego nie jest dobrym sposobem na uniknięcie kosztów. Jeśli czynsz jest rzeczywiście należny, terminowa zapłata w ramach ważnego terminu może zapobiec powstaniu zapowiedzianych incassokosten. Ewentualna dyskusja o odsetkach jest od tego niezależna.
Jak działa ustawowa staffel
Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (rozporządzenie o wynagrodzeniu za pozasądowe koszty windykacji) przewiduje malejącą staffel. Obliczenia zaczynają się od właściwej kwoty głównej. Od pierwszych € 2.500 obowiązuje 15%, od kolejnych € 2.500 – 10%, a od kolejnych € 5.000 – 5%. Przy wyższych roszczeniach procenty dalej maleją. Zwykłe minimum wynosi € 40, z zastrzeżeniem szczególnej zasady kumulacji.
Poniższe przykłady pokazują wyłącznie staffel. Zakładają należne roszczenie czynszowe, ważne wezwanie do zapłaty i brak umownej lub innej przeszkody dla incassokosten. Ewentualne dopuszczalne podwyższenie o btw, odsetki i koszty sądowe nie są uwzględnione.
| Kwota główna | Obliczenie | Incassokosten wg zwykłej staffel |
|---|---|---|
| € 200 | 15% to € 30, obowiązuje minimum | € 40 |
| € 900 | 15% z € 900 | € 135 |
| € 1.800 | 15% z € 1.800 | € 270 |
| € 3.000 | € 375 plus 10% z € 500 | € 425 |
| € 6.000 | € 375 plus € 250 plus 5% z € 1.000 | € 675 |
Częstym błędem jest liczenie 15% od całego roszczenia, gdy kwota główna przekracza € 2.500. Umowne minimum, np. € 150, nie jest też z automatu ważne wobec konsumenta. Staffel stanowi granicę tego, co można żądać w ramach ustawowej regulacji; nie czyni nieprawidłowego wezwania do zapłaty nagle prawidłowym.
Wiele okresów czynszowych i kumulacja kosztów
Przy wielu zaległych okresach uwagi wymaga sposób wzywania do zapłaty. Art. 6:96 ust. 7 BW zawiera zasady łączenia roszczeń, które można wezwać jednocześnie. Wynajmujący nie może po prostu traktować każdego istniejącego okresu sztucznie jako oddzielnej, nowej sprawy, aby za każdym razem uzyskać dodatkowe minimum.
Od 1 oktober 2024 obowiązuje ponadto szczególna zasada kumulacji dla płatności okresowych, dla których stosuje się najniższą stawkę. Decydujące są art. 6:96 ust. 8 BW oraz art. 2a Besluit. Regulacja ta ma znaczenie zwłaszcza przy niskich ratach do € 266,67. Należy też zbadać okres i sposób, w jaki wzywa się do zapłaty wielu okresów.
Za pierwszą istotną płatność okresową w okresie sześciu miesięcy wynagrodzenie wynosi € 40; za kolejne istotne płatności okresowe w tym okresie € 20. Gdy wiele płatności okresowych łączy się w jednym wezwaniu i co najmniej jedna podpada pod najniższą stawkę, art. 2a ust. 2 zawiera przepis dodatkowy. Nie zawsze więc możesz dodać do siebie wszystkie osobno wyliczone kwoty.
Przykład fikcyjny: przy sześciu kolejnych, osobno wzywanych niskich ratach miesięcznych, dla których każdorazowo stosuje się tę regulację, sekwencja € 40, a następnie pięć razy € 20 daje łącznie € 140. Ten przykład nie oznacza, że każda zaległość czynszowa, niezależnie od czynszu czy okoliczności, może wygenerować maksymalnie € 140 incassokosten. Poproś o historię wezwań i zleć weryfikację właściwego wyliczenia.
Koszty administracyjne nie mogą omijać ustawowej granicy
Koszty wzywania i pozasądowej windykacji mogą nosić różne nazwy: koszty otwarcia sprawy, koszty przypomnienia, koszty obsługi czy koszty administracyjne. Nazwa nie przesądza o tym, czy kwota może być żądana obok ustawowego wynagrodzenia incasso. Sprawdź, jaka czynność za tym stoi. Koszty tej samej pozasądowej windykacji co do zasady mieszczą się w zryczałtowanym wynagrodzeniu.
Przykład fikcyjny: przy € 900 zaległego czynszu widnieje € 135 incassokosten i dodatkowo € 45 za otwarcie sprawy. Zapytaj, dlaczego ta druga pozycja miałaby być należna osobno. Jeżeli chodzi wyłącznie o otwarcie sprawy windykacyjnej, wynajmujący nie może w ten prosty sposób przekroczyć ustawowej granicy. Inna, samodzielnie należna pozycja kosztowa musi być konkretnie uzasadniona.
Oddziel też kary umowne. Klauzula karna wymaga odrębnej oceny, w tym ewentualnej kontroli pod kątem prawa konsumenckiego. To, że kara znajduje się w ogólnych warunkach, nie jest wystarczającą odpowiedzią na pytanie, czy w Twojej sytuacji jest ona ważna i należna. Dlatego zawsze prześlij do oceny pełną umowę i związane z nią warunki.
Btw to nie automatyczna doliczka
Besluit przewiduje możliwość podwyższenia wynagrodzenia incasso o btw (VAT). Obowiązują tu warunki. Istotne jest m.in., czy wierzyciel korzysta z usługi windykacyjnej opodatkowanej btw i nie może tego VAT odliczyć. Należy uwzględnić wymaganą deklarację i konkretną sytuację podatkową.
Najem lokali mieszkalnych jest często zwolniony z btw, ale nie oznacza to, że każdą wskazaną kwotę można bez wyjaśnienia powiększyć o btw. Zapytaj, na jakiej podstawie stosuje się doliczkę. Utrzymuj kwotę btw widocznie oddzieloną od wyliczonego wynagrodzenia incasso, aby możliwa była kontrola. Zapobiegaj też błędnemu dodaniu btw do samego czynszu w specyfikacji windykacyjnej.
Dla innych kosztów, jak czynność urzędowa komornika (gerechtsdeurwaarder), może obowiązywać własna taryfa. Nie przenoś więc zasad dotyczących pozasądowych incassokosten na każdą pozycję na rachunku komornika. Celem kontroli jest właśnie ustalenie dla każdej kategorii właściwej podstawy prawnej.
Sprawdź klauzulę incasso w umowie najmu
W umowie najmu między profesjonalnym wynajmującym a konsumentem nieuczciwe postanowienie może zostać pominięte przy stosowaniu. Postanowienie, które dopuszcza zbyt wysoką kwotę lub sprawia wrażenie, że koszty są należne wcześniej niż zgodnie z prawem, może być problematyczne. Liczy się dokładne brzmienie i związek z innymi warunkami.
To nie tylko teoretyczna możliwość. Rechtbank Rotterdam 4 februari 2026 oddalił incassokosten z powodu nieuczciwego postanowienia w umowie najmu. Zaległość czynszowa i ustawowe odsetki zostały w tej sprawie zasądzone. Orzeczenie pokazuje, dlaczego koszty należy oceniać oddzielnie. Nie oznacza ono, że każda klauzula incasso jest nieważna ani że dług czynszowy wygasa. Zob. ECLI:NL:RBROT:2026:875.
Nie zakładaj przy nieuczciwym postanowieniu automatycznego obniżenia do maksymalnego poziomu ustawowego. Prawo konsumenckie może mieć dalej idące skutki dla roszczenia o koszty. Dlatego zleć ocenę postanowienia, zanim zaakceptujesz wyliczenie. Przy wynajmującym prywatnym trzeba najpierw ustalić, czy w danym stosunku znajdują zastosowanie odpowiednie reguły konsumenckie.
Odsetki i incassokosten to różne pozycje
Odsetki dotyczą opóźnienia w płatności. Pozasądowe incassokosten dotyczą uzyskania zapłaty poza postępowaniem sądowym. Brak w piśmie windykacyjnym nie oznacza więc automatycznie, że wygasają również wszystkie odsetki. Dla odsetek muszą się oddzielnie zgadzać podstawa, zwłoka, zastosowany procent i okres.
Poproś o wyliczenie odsetek per okres i sprawdź, czy uwzględniono wpłaty częściowe. Ustawowe odsetki mogą się zmieniać; długotrwałe wyliczenie może zatem zawierać kilka stawek. Jeśli uzgodniono odsetki umowne, również to postanowienie należy zbadać pod kątem ważności. Nie przejmuj nieopisanej łącznej kwoty tylko dlatego, że wydaje się proporcjonalnie niewielka.
Przy najmie konsumenckim ustawowe odsetki handlowe nie mają automatycznie zastosowania. O tym, która regulacja obowiązuje, decyduje stosunek prawny. Złe oprocentowanie może znacząco wpłynąć na saldo, jeśli spór trwa długo. Omów więc jednocześnie stare wyliczenie i sposób naliczania odsetek podczas proponowanej ugody ratalnej.
Co się zmienia, gdy toczy się postępowanie
Po wniesieniu pozwu mogą pojawić się koszty procesu. O kosztach procesu orzeka sąd. Rzeczywiście zapłacony pełnomocnikowi rachunek nie jest z automatu w całości przerzucany na najemcę. Sam fakt wszczęcia postępowania nie sprawia też, że każda wcześniej wskazana pozycja kosztowa jest prawidłowa.
Przed kantonrechter (sędzia ds. drobnych i najmu w NL) pozwany co do zasady nie płaci opłaty sądowej za obronę. Przy przegranej możesz zostać jednak obciążony kosztami procesu poniesionymi przez drugą stronę, w tym jej opłatą sądową. To rozróżnienie jest ważne przy ocenie, czy musisz zareagować. Nieważne przybycie może wręcz pogorszyć Twoją sytuację. Zobacz informacje o sprawach najmu na stronie Rechtspraak.
Po wyroku mogą powstać koszty doręczenia i wykonania. Zapytaj, jaki wyrok i jaka czynność leżą u podstaw każdej pozycji. Ugoda ratalna może ograniczyć dalsze koszty, ale ustal wyraźnie, co stanie się z zapowiedzianymi działaniami. Przeczytaj też komornik przy zaległościach czynszowych i pozew z powodu zaległości czynszowych.
Płacić i jednocześnie kwestionować koszty
Nieprawidłowa pozycja kosztowa zwykle nie jest dobrym powodem, by pozostawiać również nowy okres czynszowy nieopłacony. Wyraźnie wskaż, jakie kwoty uznajesz, a jakie kwestionujesz. Podaj przeznaczenie wpłaty i poproś o potwierdzenie jej zaksięgowania. Istotne mogą być tu ustawowe zasady zaliczania na koszty, odsetki i kwotę główną.
Jeśli zapłaciłeś kwotę główną w całości w ramach ważnego ostatniego terminu, prześlij dowód i zapytaj, dlaczego mimo to żąda się incassokosten. Jeśli zapłaciłeś dopiero później, już prawidłowo powstałe koszty nie znikają automatycznie. Przy wpłacie częściowej trzeba ustalić, jaka kwota pozostawała otwarta w istotnym momencie i co to oznacza dla wyliczenia.
Zachowaj ostrożność przy ugodzie, w której bez zastrzeżeń uznajesz całe wskazane saldo. Praktyczną propozycję spłaty można połączyć z jasnym opisem sporu o koszty. Czy druga strona to zaakceptuje, wynika z korespondencji. Zobacz nasz artykuł o ugodach ratalnych.
Wzór pisma do zakwestionowanych incassokosten
Dostosuj ten tekst do Twoich dokumentów. Wskaż konkretny błąd; nie wysyłaj standardowego sprzeciwu z argumentami, które nie pasują do Twojej sprawy. Pismo do windykatora nie zastępuje odpowiedzi do sądu.
Temat: zakwestionowanie incassokosten, sprawa [numer]
Szanowni Państwo,
W Waszym zestawieniu z [data] widnieje € [kwota] tytułem incassokosten. Kwestionuję tę pozycję z następującego powodu: [np. brak prawidłowego wezwania, błędna kwota główna, niewłaściwa staffel lub kumulacja]. Moje wyjaśnienia i dowody w załączeniu.
Proszę o przesłanie właściwego wezwania, informacji o doręczeniu oraz weryfikowalnego wyliczenia. Czy możecie osobno wyjaśnić ewentualne btw, koszty administracyjne i inne koszty dodatkowe? Proszę też wskazać postanowienie umowne, na które się powołujecie.
Moje stanowisko co do kwoty głównej: [kwota i wyjaśnienie]. Wpłata z [data] zgodnie z moim opisem dotyczy [przeznaczenie]. Proszę o zaktualizowane zestawienie uwzględniające tę wpłatę.
Z wyrazami szacunku,
[Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe]
Ocena propozycji ugody
Czasem windykator proponuje umorzyć część kosztów, jeśli zapłacisz w krótkim terminie. Zapytaj, jaka kwota zostanie tym ostatecznie rozliczona i które pozycje pozostaną otwarte. Rabat nie jest automatycznie korzystny, jeśli pierwotne koszty nie były prawnie należne. Porównaj więc propozycję z kontrolnym wyliczeniem bazowym.
Ustal też, kiedy ugoda staje się ostateczna, co dzieje się przy opóźnieniu płatności i czy bieżący czynsz jest poza nią. W toku postępowania musi być jasne, co ugoda oznacza dla sprawy i ewentualnej eksmisji. Zachowaj pełną ofertę i Twoją akceptację. Telefoniczna obietnica bez weryfikowalnego potwierdzenia może później prowadzić do nowej dyskusji.
Kiedy warto skorzystać z pomocy prawnej
Zleć ocenę dokumentów, jeśli incassokosten wciąż rosną, postanowienie umowne budzi wątpliwości lub sporne są płatność i zaliczenie. Przy pozwie lub groźbie eksmisji, poza kosztami, w grę wchodzi także Twoje prawo do mieszkania i sytuacja procesowa. Nie czekaj wtedy z zabezpieczeniem terminu rozprawy na długotrwałe rozpatrywanie skargi.
Prześlij umowę, warunki, wszystkie wezwania, specyfikacje i potwierdzenia płatności. Arslan & Arslan Advocaten może ocenić wyliczenie i możliwą odpowiedź. Omów wcześniej relację między kwestionowaną kwotą, kosztami pomocy i szerszym interesem sprawy. Możesz skontaktować się przez Arslan & Arslan Advocaten — prawo najmu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zawsze muszę zapłacić co najmniej czterdzieści euro
Nie. Najpierw musi istnieć skuteczne roszczenie o incassokosten. Dodatkowo dla pewnych niskich rat okresowych obowiązuje szczególna zasada kumulacji. Zwykłe minimum € 40 nie czyni nieprawidłowego wezwania ani nieuczciwej klauzuli ważnymi.
Czy wynajmujący może co miesiąc naliczać nowe incassokosten
Nie bez oceny zasad dotyczących wzywania i kumulacji. Wymagalne już roszczenia i niskie płatności okresowe mają szczególne reguły. Poproś o zestawienie wszystkich okresów i wezwań; sama liczba pism nie przesądza o wynagrodzeniu.
Czy koszty prowadzenia sprawy obok incassokosten są dozwolone
Nie, jeśli w ten sposób ta sama pozasądowa windykacja jest dodatkowo obciążana ponad dopuszczalne wynagrodzenie. O decyduje treść pozycji kosztowej, nie etykieta. Dla rzeczywiście innego roszczenia trzeba wskazać własną podstawę.
Czy incassokosten wygasają, jeśli jednak zapłacę czynsz
Przy pełnej zapłacie w ramach ważnego ostatniego terminu zasadniczo zapobiegasz zapowiedzianym incassokosten. Jeśli koszty już powstały prawidłowo, nie znikają automatycznie przez późniejszą zapłatę kwoty głównej. Sprawdź oś czasu.
Czy sąd może sam ocenić klauzulę incasso
Przy umowie konsumenckiej sąd może z urzędu badać nieuczciwe postanowienia. Nie licz jednak biernie na to. Przedstaw umowę i wskaż, dlaczego kwestionujesz postanowienie lub koszty.
Czy mogę odmówić zapłaty kwoty głównej, gdy koszty są błędne
Błąd w kosztach z reguły nie uchyla zasadnie należnej kwoty czynszu. Uzasadniaj każdy spór oddzielnie i unikaj nowych zaległości. W razie wątpliwości zasięgnij porady, jak zapłacić część bezsporną i jasno utrwalić swoje stanowisko.
Źródła i podstawa prawna
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, art. 2 i 2a.
- Pierwotna staffel i uzasadnienie ustawowe.
- Zasada kumulacji i wejście w życie.
- Oficjalne opracowanie kumulacji niskich płatności okresowych.
- Burgerlijk Wetboek Boek 6, art. 43, 44, 96 i 119.
- Rechtbank Rotterdam 4 februari 2026.
- Rechtspraak o sprawach najmu.
O autorze
Mr. Onur Arslan — adwokat w Rotterdamie, w zawodzie od 2009 roku, założyciel kancelarii Arslan & Arslan Advocaten (27 adwokatów i 7 prawników w sześciu biurach w Holandii). W rejestrze dziedzin prawa Holenderskiej Izby Adwokackiej (NOvA) ma zarejestrowane prawo pracy oraz szkody osobowe; jest też ekspertem rejestru NIVRE (NIVRE-RE) w zakresie szkód osobowych. Odpowiada merytorycznie za treści z zakresu prawa najmu publikowane przez kancelarię — po polsku i niderlandzku.
Profil i rejestracje · Kontakt z kancelarią
