Co to jest odprawa przejściowa?

Odprawa przejściowa to finansowe wynagrodzenie, na które pracownicy mają prawo przy zwolnieniu. Celem tej odprawy jest wspieranie pracowników w trakcie przejścia do nowej pracy. Prawo do odprawy przejściowej jest prawem ustawowym, które istnieje od 1 lipca 2015 roku. Pracodawcy są zobowiązani do wypłacenia tej odprawy, gdy kończą stosunek pracy, chyba że obowiązują wyjątki.

Kiedy mam prawo do odprawy przejściowej?

Ma Pan prawo do odprawy przejściowej, jeśli pracuje Pan na podstawie umowy o pracę i pracodawca zakończy ten stosunek. Może to mieć miejsce w różnych sytuacjach, takich jak:

• Zakończenie umowy tymczasowej: Pracodawca nie przedłuża umowy.
• zwolnienie za zgodą Urzędu Pracy: Pracodawca rozwiązuje umowę za zgodą Urzędu Pracy.
• Rozwiązanie przez sąd rejonowy: Pracodawca wnosi do sądu rejonowego o rozwiązanie umowy o pracę.
• zwolnienie w okresie próbnym: Pracodawca kończy umowę w okresie próbnym.

Warto pamiętać ze odprawa przejściowa przysługuje już od pierwszego dnia trwania umowy o pracę. Oznacza to, że nawet jeśli do zwolnienia dojdzie podczas okresu próbnego, masz prawo do odprawy przejściowej.

Nawet jeśli sam zrezygnujesz z pracy z powodu poważnego niewłaściwego zachowania lub zaniedbania pracodawcy, takiego jak molestowanie seksualne lub dyskryminacja, możesz mieć prawo do odprawy przejściowej.

Rezerwa zastępcza w układzie zbiorowym pracy (CAO)

Warto wiedzieć, że w ramach układu zbiorowego pracy (CAO) możliwe jest uzgodnienie tzw. rezerwy zastępczej zamiast ustawowej odprawy przejściowej. Od 1 stycznia 2023 roku taka rezerwa może być stosowana wyłącznie w przypadku zwolnień z przyczyn ekonomicznych. Co istotne, rezerwa zastępcza nie musi być już równoznaczna z kwotą ustawowej odprawy, ale powinna składać się ze środków, które mają na celu zapobieganie bezrobociu lub ograniczenie jego skutków – na przykład wsparcie w znalezieniu nowej pracy, szkolenia, lub rozsądna rekompensata finansowa. Możliwa jest także kombinacja tych rozwiązań.

Dzięki temu układy zbiorowe pracy mogą elastyczniej wspierać pracowników zwalnianych z przyczyn niezależnych od nich, choć nie zawsze w formie jednorazowej odprawy pieniężnej.

Czy usługodawca ustala prawo do odprawy przejściowej?

Ważne jest, aby wiedzieć, że usługi wspierające pracowników w uzyskaniu odprawy przejściowej – takie jak świadczone przez zewnętrzne firmy pomagające w formalnościach – nie rozstrzygają, czy rzeczywiście przysługuje Państwu to świadczenie. Ich rola najczęściej polega na przygotowaniu odpowiednich dokumentów i wystąpieniu do pracodawcy z żądaniem wypłaty odprawy. Ostateczną decyzję o przyznaniu lub odmowie odprawy przejściowej podejmuje sam pracodawca albo, w spornej sytuacji, sąd pracy.

Jeśli pojawią się wątpliwości co do prawa do odprawy, warto zgłosić się do prawnika.

Kiedy nie ma prawa do odprawy przejściowej?

Istnieją sytuacje, w których pracodawca nie musi wypłacać odprawy przejściowej, takie jak:

• zwolnienie ze skutkiem natychmiastowym: Kiedy pracownik jest winny poważnego niewłaściwego zachowania, na przykład kradzieży.
• Zamknięcie firmy z powodu upadłości: Kiedy pracodawca jest niewypłacalny lub jest w trakcie restrukturyzacji długów.
• Jeżeli w układzie zbiorowym pracy zawarto równoważne rozwiązanie: W niektórych układach zbiorowych pracy zawarto alternatywne rozwiązanie, takie jak system oczekiwania na zwolnienie.
• Zakończenie na wiek emerytalny lub AOW: Pracownicy, którzy osiągnęli wiek emerytalny, nie mają prawa do odprawy przejściowej.

Jak oblicza się odprawę przejściową?

Wysokość odprawy przejściowej zależy od liczby lat służby i brutto wynagrodzenia miesięcznego. Podstawowa formuła jest następująca:

• 1/3 brutto wynagrodzenia miesięcznego za każdy pełny rok służby.
• Za każdy miesiąc, w którym nie pracowałeś w pełnym wymiarze, otrzymasz 1/36 brutto wynagrodzenia miesięcznego.

Jak oblicza się odprawę przejściową w przypadku zwolnienia podczas choroby?

Często pojawia się pytanie: co się dzieje, jeśli do zwolnienia doszło w okresie choroby? Dobra wiadomość – zarówno długość przepracowanych lat, jak i wysokość wynagrodzenia brutto w okresie choroby nie ulegają zmianie przy obliczaniu odprawy przejściowej.

To oznacza, że:

• Do stażu pracy wliczasz pełny okres zatrudnienia, również ten spędzony na zwolnieniu lekarskim.
• Podstawą do wyliczeń jest wynagrodzenie brutto zapisane w umowie, a nie faktyczna pensja pomniejszona o dni chorobowe czy urlopowe.

Innymi słowy, nawet jeśli twoje faktyczne zarobki były niższe z powodu zwolnienia lekarskiego czy urlopu, odprawa przejściowa zostanie wyliczona tak, jakbyś cały czas pracował w pełnym wymiarze i pobierał pełną pensję.

Jakie warunki trzeba spełnić, by odliczyć koszty od odprawy przejściowej?

Aby możliwe było odliczenie kosztów od odprawy przejściowej, należy spełnić kilka istotnych wymagań. Oto najważniejsze zasady:

• Pracodawca musi jasno określić, jakie są to koszty i poinformować cię o tym z wyprzedzeniem.
• Konieczne jest, abyś wyraził zgodę na piśmie na potrącenie tych kosztów jeszcze przed wypłatą odprawy.
• Tylko koszty ponoszone przez pracodawcę z myślą o tobie mogą być brane pod uwagę.
• Kwoty te muszą być rozsądne i adekwatne do celu, na jaki zostały wydane.
• Potrącenie dotyczy tylko tej części odprawy, która przysługuje za okres, w którym wydatki zostały poniesione (lub późniejszy).
• Pracodawca nie może rozliczać tych samych kosztów gdzie indziej.
• Kosztów wynagrodzenia nie można potrącić, chyba że ustalono dłuższy okres wypowiedzenia i na ten czas korzystasz ze zwolnienia z obowiązku pracy.
• Niedopuszczalne jest odzyskiwanie tych kwot np. na podstawie umowy lojalnościowej dotyczącej kosztów nauki.

Zachowanie tych reguł jest kluczowe, by wszystkie rozliczenia były prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Co wchodzi w skład brutto wynagrodzenia miesięcznego?

Brutto wynagrodzenie miesięczne to kwota, która widnieje na wypłacie przed odliczeniem podatku. Do obliczenia odprawy przejściowej uwzględnia się następujące elementy:

• Brutto wynagrodzenie podstawowe.
• wynagrodzenie za urlop (zazwyczaj 8% brutto wynagrodzenia rocznego).
• Stałe premie i dodatki, takie jak dodatek za pracę zmianową czy za nadgodziny.

Czy chorobowe lub urlop wpływa na wysokość odprawy przejściowej?

Często pojawia się pytanie, czy okres przebywania na zwolnieniu lekarskim lub urlopie tuż przed zwolnieniem zmienia wysokość odprawy przejściowej. Dobra wiadomość – nie musisz się obawiać.

wynagrodzenie brutto, które stanowi podstawę do wyliczenia odprawy, to kwota zapisana w Twojej umowie o pracę, niezależnie od tego, czy w ostatnim czasie zarabiałeś faktycznie mniej z powodu choroby lub urlopu. Jeżeli przez pewien okres nie otrzymywałeś pełnej pensji ze względu na absencję, nie wpłynie to na należną Ci odprawę.

Krótko mówiąc:

• Odprawa przejściowa jest liczona na bazie wynagrodzenia, które byś otrzymywał w normalnych warunkach, gdyby nie choroba czy urlop.
• Ani czas spędzony na L4, ani urlop wypoczynkowy nie pomniejsza ani nie ogranicza prawa do odprawy przejściowej.

Twój czas pracy oraz wynagrodzenie za taki okres traktowane są tak, jakbyś był w pracy bez przerwy. Możesz więc spać spokojnie – odprawa przejściowa nie zostanie zmniejszona z powodu przejściowej nieobecności.

Jakie koszty nie mogą być odjęte od odprawy przejściowej?

Warto też wiedzieć, że prawo chroni wysokość odprawy przejściowej przed nieuprawnionymi potrąceniami. Pracodawca nie ma możliwości obniżenia odprawy o koszty, które poniósł na przykład w związku z organizacją szkoleń czy podnoszeniem Twoich kwalifikacji na danym stanowisku. Podobnie nie można pomniejszyć odprawy o wydatki związane z obowiązkami reintegracyjnymi – zarówno z tak zwanej „pierwszej”, jak i „drugiej ścieżki” powrotu do pracy – ani o koszty ewentualnego przeniesienia na inne stanowisko.

Pracodawca powinien wypłacić odprawę w pełnej, ustawowo wyliczonej wysokości – bez żadnych potrąceń tego typu.

Jakie koszty można odliczyć od odprawy przejściowej?

Pracodawca ma prawo, w porozumieniu z pracownikiem, odliczyć od odprawy przejściowej określone koszty. Dotyczy to przede wszystkim wydatków poniesionych, aby ułatwić pracownikowi odnalezienie się na rynku pracy, zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią. Najczęściej odliczeniu podlegają:

• Koszty szkoleń zawodowych — jeśli podnoszą one Twoje szanse na znalezienie nowej pracy po rozwiązaniu umowy.
• Wydatki na programy wsparcia i doradztwa zawodowego (tzw. outplacement), które pomagają w procesie poszukiwania nowego zatrudnienia.
• Koszty związane z wydłużonym okresem wypowiedzenia, podczas którego jesteś już zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

Wszystkie powyższe koszty mogą być odliczone wyłącznie za obopólną zgodą oraz jeśli są bezpośrednio związane z rozwiązaniem stosunku pracy.

Nie można natomiast potrącać wydatków, które pracodawca poniósł wyłącznie w celu podniesienia Twoich kwalifikacji na dotychczasowym stanowisku, ani kosztów wynikających z realizacji obowiązków reintegracyjnych (np. w ramach tzw. pierwszej lub drugiej ścieżki powrotu do pracy) czy przeniesienia do innego działu.

Ważne: Wszystkie odliczenia powinny być jasno udokumentowane i uzgodnione między stronami, aby uniknąć nieporozumień.

Czy koszty programów dualnych mogą być odliczane od odprawy przejściowej?

Co istotne, w przypadku kursów dualnych (np. kształcenie zawodowe w trybie BBL albo studia dualne na uczelni wyższej), pracodawca nie może potrącać kosztów tych programów z Twojej odprawy przejściowej. Nawet jeśli w przypadku innych szkoleń pewne koszty – przy spełnieniu określonych warunków, jak wcześniejsze pisemne uzgodnienie czy wykorzystanie kursu na Twoją korzyść – mogą być odliczone, to programy dualne są tutaj wyjątkiem.

Podsumowując: jeśli korzystałeś z programu dualnego w ramach zatrudnienia, nie musisz się obawiać, że takie wydatki zostaną odjęte od Twojej odprawy przejściowej – prawo tego zakazuje.

Przykładowe obliczenie odprawy przejściowej

Załóżmy, że zarabiasz 3.000 euro brutto miesięcznie, wliczając w to wynagrodzenie za urlop, i pracujesz 3,5 roku. Twoja odprawa przejściowa będzie wynosić:

• Za pierwsze 3 pełne lata służby: 3 x 1/3 x 3.000 euro = 3.000 euro.
• Za pozostałe 6 miesięcy: 6 x 1/36 x 3.000 euro = 500 euro.
• Całkowita odprawa przejściowa: 3.000 euro + 500 euro = 3.500 euro.

Przykładowe obliczenie odprawy przejściowej dla pracownika z długim stażem

Rozważmy sytuację osoby zatrudnionej przez 9 lat i 5 dni na stanowisku z miesięcznym wynagrodzeniem brutto 3.000 euro. Pracownik pracuje na pełny etat, 8 godzin dziennie, a stawka godzinowa wynosi 20 euro. Jak w takim przypadku obliczyć odprawę przejściową?

• Za pełne lata zatrudnienia: 9 lat x 1/3 x 3.000 euro = 9.000 euro.
• Za dodatkowe dni pracy: 5 dni x 8 godzin dziennie x 20 euro za godzinę = 800 euro. Następnie wyliczamy wartość odprawy proporcjonalnej: (800 euro / 3.000 euro) x (1/3 x 3.000 euro / 12 miesięcy) ≈ 22 euro.

Podsumowując, całkowita odprawa przejściowa wynosi: 9.000 euro + 22 euro = 9.022 euro.

Odprawa przejściowa w przypadku częściowego zwolnienia

Czasami pracownik jest zwalniany i od razu dostaje propozycję nowej umowy o pracę z mniejszą ilością godzin. Może tak się zdarzyć, gdy jest mniej pracy lub gdy pracownik staje się częściowo niezdolny do pracy. W takim przypadku pracownik może mieć prawo do częściowej odprawy przejściowej. Warunkiem jest, aby liczba godzin pracy zmniejszyła się o co najmniej 20%.

Obliczenie odprawy jest wtedy dokonywane na podstawie zmniejszenia godzin pracy.

Co robić, gdy pracodawca nie płaci?

Jeśli pracodawca nie wypłaci odprawy przejściowej w ustawowym terminie jednego miesiąca po zakończeniu stosunku pracy, można podjąć następujące kroki:

1. Wysłać pisemne wezwanie do zapłaty, z prośbą o wypłatę odprawy przejściowej w ciągu 7 dni.
2. Zwrócić się do sądu rejonowego: Jeśli pracodawca na to nie reaguje, można w ciągu 3 miesięcy od zakończenia stosunku pracy zwrócić się do sądu rejonowego.

Aby rozpocząć postępowanie, można przygotować odpowiedni wniosek lub zlecić przygotowanie pisma wzywającego do wypłaty odprawy byłemu pracodawcy. Warto pamiętać, że takie pismo samo w sobie nie przesądza jeszcze o prawie do odprawy – jest to formalny krok, który domaga się od pracodawcy realizacji obowiązku wypłaty. Dopiero sąd może ostatecznie rozstrzygnąć, czy przysługuje Ci odprawa i w jakiej wysokości.

Jeśli samodzielne działania nie przynoszą efektu, rozważ skonsultowanie się z prawnikiem lub organizacją związkową, która pomoże w prawidłowym przygotowaniu dokumentów i poprowadzi sprawę przed sądem. Warto działać szybko – zarówno wezwanie do zapłaty, jak i ewentualny pozew do sądu, należy złożyć w określonym terminie, by nie utracić swoich praw.

Możliwość płatności ratalnej

W niektórych przypadkach pracodawca może złożyć wniosek o wypłatę odprawy przejściowej w ratach. Jest to możliwe, jeśli natychmiastowa wypłata zagraża ciągłości działania firmy. Pracodawca musi jednak wypłacić całą odprawę w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu stosunku pracy.

Zasady wypłacania odsetek ustawowych przy ratalnej odprawie przejściowej

Jeśli odprawa przejściowa zostanie rozłożona na raty, pamiętaj, że oprócz każdej transzy przysługuje Ci również ustawowe odsetki. Odsetki te naliczane są od części odprawy, która nie została jeszcze wypłacona – począwszy od miesiąca po zakończeniu umowy o pracę, aż do czasu całkowitego uregulowania kwoty przez pracodawcę.

W praktyce oznacza to, że za każdy miesiąc zwłoki w wypłacie danej raty, przysługuje Ci dodatkowa kwota, wyliczona zgodnie z obowiązującą stopą odsetek ustawowych. Pamiętaj, aby dopilnować, by pracodawca uwzględnił te odsetki podczas finalnej wypłaty całej kwoty odprawy przejściowej. Jeśli masz wątpliwości co do prawidłowego wyliczenia należności, warto skonsultować się z prawnikiem lub organizacją związkową, która pomoże ustalić prawidłową sumę wraz z należnymi odsetkami.

Wynagrodzenia oprócz odprawy przejściowej

Oprócz odprawy przejściowej mogą istnieć inne wynagrodzenia, do których Pan może mieć prawo, takie jak:

• Odprawa zawiadamiająca: Gdy pracodawca zbyt późno informuje o przedłużeniu umowy tymczasowej.
• Rozsądna odprawa: Kiedy pracodawca zachował się w sposób poważnie niewłaściwy.
• Ustalona rekompensata: Gdy pracodawca lub pracownik nie przestrzegą okresu wypowiedzenia.

Podsumowanie

Odprawa przejściowa jest istotnym prawem pracowników przy zwolnieniu i może przyczynić się do łagodniejszego przejścia do innej pracy. Ważne jest, aby być dobrze poinformowanym o swoich prawach i obowiązkach związanych z odprawą przejściową. W razie wątpliwości lub pytań można zawsze skontaktować się ze specjalistą w dziedzinie prawa pracy z kancelarii Arslan & Arslan.

Zgłoś się do kancelarii Arslan & Arslan

Ma Pan pytania dotyczące odprawy przejściowej lub pracodawca nie wypłaca jej na czas? Prawnicy z kancelarii Arslan & Arslan są gotowi udzielić Ci wsparcia prawego. Skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację.

Powiązane artykuły

• Odprawa przejściowa i odprawy z tytułu zwolnienia w Holandii: Twój kompletny przewodnik
• Porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę i odprawa przejściowa: jak obliczyć przysługującą Ci odprawę?
• Odprawa przejściowa dla pracowników tymczasowych: Wszystko, co musisz wiedzieć

---

---

O autorze

Mr. Onur Arslan – advocaat gespecialiseerd in het Nederlandse recht, met bijzondere expertise op het gebied van arbeidsrecht, letselschade, familierecht en huurrecht. Als oprichter van Arslan Advocaten in Rotterdam helpt hij al jarenlang de Poolse gemeenschap in Nederland met juridisch advies in het Pools en Nederlands. Mr. Arslan is ingeschreven bij de Nederlandse Orde van Advocaten.