Nie musisz automatycznie zwracać kosztów szkolenia tylko dlatego, że odchodzisz z pracy. Najpierw trzeba ustalić, czy pracodawca miał obowiązek zapewnić szkolenie bezpłatnie. Jeżeli tak było, to klauzuli zwrotu nie można użyć, aby te koszty przerzucić na Ciebie. W przypadku innych szkoleń zwrot zależy od ustaleń, jasności postanowień i okoliczności Twojego odejścia.
Napisane przez Onur Arslan, adwokata w Arslan & Arslan Advocaten. Wpisany do rejestru dziedzin prawa Holenderskiej Izby Adwokackiej w zakresie prawa pracy i szkody na osobie. Ostatnia aktualizacja: 21 września 2026.
Rachunek za szkolenie może okazać się niespodziewanie wysoki. Pracodawca zlicza czesne, egzaminy, książki, a czasem także wynagrodzenie za dni szkoleniowe. Następnie kwota znika z Twojego ostatniego odcinka płacowego. Twój podpis pod umową szkoleniową ma wtedy znaczenie, ale nie kończy oceny prawnej.
W tym wpisie przeczytasz, jak sprawdzić studiekostenbeding (klauzulę zwrotu kosztów szkolenia), jakie są różnice między rodzajami szkoleń i co możesz zrobić przy niezasadnym potrąceniu. Szersze zasady dotyczące umów i warunków pracy opisujemy na naszej stronie o prawie pracy.
Zacznij od rodzaju szkolenia, a nie od kwoty do zwrotu
Pierwsze pytanie brzmi: dlaczego odbyłeś szkolenie? Czy było ono potrzebne do wykonywania Twoich obecnych obowiązków? Czy przepis prawa lub cao (układ zbiorowy pracy) zobowiązywał pracodawcę do jego zapewnienia? A może było to szkolenie, o które sam wnioskowałeś z myślą o przyszłym awansie?
Art. 7:611a BW reguluje obowiązek szkoleniowy pracodawców i nieodpłatność określonych szkoleń obowiązkowych. Europejskie tło znajduje się w art. 13 Richtlijn 2019/1152 dotyczącej przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy. Umowa nie może łatwo wyłączyć ochrony przewidzianej dla obowiązkowych, bezpłatnych szkoleń.
To, że dyplom jest przydatny także u innego pracodawcy, nie rozstrzyga sprawy. Szkolenie może być pomocne dla Twojej kariery, a jednocześnie podlegać obowiązkowi szkoleniowemu Twojego obecnego pracodawcy. Odwrotnie – nie każde szkolenie pożądane w praktyce jest automatycznie szkoleniem, które pracodawca musi z mocy prawa zapewnić bezpłatnie.
Jakie szkolenia muszą być bezpłatne
Szkolenia niezbędne do wykonywania Twojej obecnej funkcji, które pracodawca musi zapewnić na podstawie art. 7:611a BW, muszą być bezpłatne. Może to wynikać z ogólnego ustawowego obowiązku szkoleniowego, bez dodatkowego zobowiązania w cao. Zbadaj, jaką pracę wykonujesz i dlaczego szkolenie było do niej potrzebne.
Przykładowo: szkolenie konieczne z powodu wdrożenia nowego systemu przez pracodawcę lub szkolenie służące uzupełnieniu wiedzy potrzebnej do obecnych obowiązków. Wskaż konkretnie, jakich zadań nie dało się wykonywać bez szkolenia i kto wymagał w nim udziału.
Przy szkoleniach bezpłatnych poza czesnym istotne mogą być także konieczne koszty dodatkowe, takie jak opłaty egzaminacyjne i materiały. Czas szkolenia w świetle przepisów uważa się za czas pracy, a szkolenia powinny – o ile to możliwe – odbywać się w porach, w których normalnie świadczona jest praca (art. 7:611a ust. 2 BW). Pracodawca nie może obejść tej ochrony, nadając obowiązkowemu szkoleniu inną nazwę.
Kwalifikacje zawodowe i dyplom przed zatrudnieniem
Szkolenie, które odbywasz samodzielnie przed zatrudnieniem, aby zakwalifikować się do danej funkcji, wymaga innej oceny niż szkolenie konieczne w istniejącym stosunku pracy. Samo oznaczenie „szkolenie zawodowe” nie przesądza. Również szkolenie prowadzące do kwalifikacji zawodowej może podlegać obowiązkowi szkoleniowemu obecnego pracodawcy.
Hoge Raad (Sąd Najwyższy Holandii) orzekł 26 września 2025 r., że Beroepsopleiding Advocatuur jest niezbędna do pracy adwokata-stażysty i musi być zapewniona przez pracodawcę bezpłatnie. Klauzula przerzucająca koszty tego szkolenia na stażystę jest nieważna. Zob. omówienie Hoge Raad przy ECLI:NL:HR:2025:1386.
Przy ścieżce BBL (Beroepsbegeleidende Leerweg – dualna nauka zawodu) mogą obok siebie istnieć różne umowy: umowa o pracę, umowa praktyczna i ustalenia z instytucją edukacyjną. Postanowienie w jednym dokumencie nie musi opowiadać całej historii. Zbierz zatem pełen pakiet dokumentów i właściwe postanowienia cao, zanim uznasz dług.
Przykład fikcyjny: pielęgniarka po zatrudnieniu odbywa szkolenie konieczne do funkcji, na którą została przyjęta. Nawet gdy szkolenie kończy się uzyskaniem kwalifikacji zawodowej, może ono podlegać ustawowemu obowiązkowi szkoleniowemu. Jeśli natomiast chodzi o dobrowolne szkolenie do innej przyszłej funkcji, osobno zbadaj obowiązek szkoleniowy, cao i ustalenia szkoleniowe. Sama nazwa dyplomu nie przesądza, czy wolno żądać zwrotu.
Jak działa studiekostenbeding przy szkoleniu nieobowiązkowym?
W przypadku szkoleń, które nie podlegają obowiązkowi bezpłatnego zapewnienia, pracodawca i pracownik mogą uzgodnić zasady zwrotu. Pracownik musi z góry rozumieć, jakie ryzyko finansowe podejmuje. Znaczenie ma treść klauzuli, sposób jej uzgodnienia oraz rozsądne zastosowanie w praktyce.
Sprawdź, czy wystarczająco jasno określono, o jakie szkolenie i koszty chodzi, jakie zdarzenia wywołują obowiązek zwrotu oraz przez jaki okres pracodawca oczekuje korzyści z inwestycji. Musi też być jasne, jak obowiązek zwrotu maleje w miarę dalszego pozostawania w zatrudnieniu po szkoleniu.
Pisemne, konkretne ustalenia zapobiegają problemom dowodowym. Luźne odesłanie do „wszystkich kosztów poniesionych przez pracodawcę” może być zbyt niejasne, zwłaszcza gdy kwota okaże się znacznie wyższa niż omawiana. Nie istnieje jednak jedna, identyczna ustawowa „forma” dla każdej możliwej umowy o koszty. Oceń łącznie treść, dowody i sposób interpretacji.
Lista kontrolna dla Twojej umowy szkoleniowej
| Punkt kontrolny | Co musisz ustalić |
|---|---|
| Szkolenie | Nazwa, cel, poziom i związek z Twoją funkcją |
| Podstawa prawna | Dlaczego pracodawca musi albo nie musi zapewnić szkolenie bezpłatnie |
| Rodzaje kosztów | Czesne, egzamin, materiały i ewentualnie inne uzgodnione pozycje |
| Kwota | Konkretną sumę lub wystarczająco przejrzyste wyliczenie |
| Moment zwrotu | Jaki rodzaj odejścia lub przerwania nauki uruchamia klauzulę |
| Redukcja | Jak Twoje zobowiązanie maleje wraz z czasem pozostawania po szkoleniu |
| Data początkowa | Od kiedy liczony jest okres redukcji |
| Wyjątki | Ustalenia dotyczące choroby, reorganizacji, nieprzedłużenia i odejścia niezawinionego |
Przeczytaj również załączniki i regulamin pracowniczy, do których odsyła umowa. Zapytaj, która wersja obowiązywała, gdy wyrażałeś zgodę. Zmieniony później regulamin nie działa automatycznie wstecz na wcześniej odbyte szkolenie.
Samodzielne wypowiedzenie czy zwolnienie przez pracodawcę
Powód odejścia może mieć duże znaczenie. Przy dobrowolnym przejściu do innego pracodawcy prawidłowa klauzula zwrotu może zostać zastosowana, jeśli taka sytuacja jest w niej przewidziana. To nadal nie oznacza, że każda wyliczona kwota jest prawidłowa albo że wolno rozliczyć szkolenie, które miało być bezpłatne.
Jeśli Twoja umowa nie zostaje przedłużona, stanowisko znika lub pracodawca Cię zwalnia, sprawdź, czy klauzula obejmuje ten scenariusz. Nawet gdy tekst jest szeroki, jego zastosowanie może kolidować z zasadą dobrego pracodawcy lub regułami słuszności i uczciwości. W takiej sytuacji to pracodawca sam decyduje, że nie będzie miał dłużej korzyści ze szkolenia.
Przy zwolnieniu z powodu zarzucanego Ci zachowania konieczna jest ponowna, odrębna ocena. Pracodawca nie może po prostu przyjąć spornego powodu zwolnienia jako przesądzonego dla rachunku za szkolenie. Oceń zatem łącznie sposób zakończenia umowy i żądanie zwrotu.
Co jeśli nie ukończysz szkolenia
Choroba, niewystarczające wsparcie, zmiana funkcji lub niezdanie egzaminu mogą spowodować przerwanie szkolenia. Sam fakt braku dyplomu nie powoduje automatycznie, że wszystkie koszty są do zwrotu. Klauzula musi przewidywać tę sytuację, a jej zastosowanie musi być prawnie uzasadnione.
Zbadaj, kto zainicjował przerwanie i dlaczego. Zachowaj wiadomości dotyczące postępów w nauce, problemów z grafikiem, braków w opiece merytorycznej i próśb o kolejną szansę. Jeśli to pracodawca sam uniemożliwił udział, ma to znaczenie dla jego roszczenia.
Przy szkoleniach, które muszą być bezpłatne, nadal kluczowa jest zasada nieodpłatności. Pracodawca nie może co do zasady przerzucić zwykłych kosztów szkolenia, przedstawiając je po nieudanym egzaminie jako „szkodę”. Rzeczywiste, odrębne roszczenie odszkodowawcze wymaga własnej podstawy prawnej i oceny.
Przykład zasady redukcji
Załóżmy, że nieobowiązkowe szkolenie kosztuje € 4.800, a ważna klauzula przewiduje równomierną redukcję przez 24 miesiące po ukończeniu. W tym uproszczonym przykładzie kwota do zwrotu maleje o € 200 za każdy pełny miesiąc. Po piętnastu pełnych miesiącach pozostaje € 1.800.
| Czas po ukończeniu | Pozostała kwota w przykładzie |
|---|---|
| Bezpośrednio po ukończeniu | € 4.800 |
| Po 6 miesiącach | € 3.600 |
| Po 12 miesiącach | € 2.400 |
| Po 15 miesiącach | € 1.800 |
| Po 24 miesiącach | € 0 |
To nie jest ustawowo narzucony schemat. Twoja umowa może przewidywać inną redukcję. Przede wszystkim sprawdź datę startu, rzeczywiste koszty i uwzględnienie upływu czasu. Do obliczeń przechodzimy dopiero wtedy, gdy ustalono, że obowiązek zwrotu w ogóle jest ważny i ma zastosowanie.
Czy musisz zwrócić także wynagrodzenie i koszty wewnętrznego wsparcia?
Czasem pracodawca dolicza oprócz kosztów zewnętrznych także wynagrodzenie za dni szkoleniowe, wewnętrzną opiekę merytoryczną lub koszty administracyjne. To wymaga dodatkowej weryfikacji. Czy te pozycje zostały wcześniej jasno uzgodnione? Jak je wyliczono? I czy szkolenie nie podlega przypadkiem zasadzie, że czas szkolenia to czas pracy?
Pracodawca nie może dowolnie dopisywać nowych kategorii kosztów po fakcie. Poproś o faktury i rozbicie na pozycje. W przypadku godzin wewnętrznych jedna zbiorcza kwota bez wyjaśnienia jest trudna do skontrolowania. Dla realnej kwoty do rozliczenia istotne mogą być także dotacje, wpłaty od podmiotów trzecich czy zwroty od organizatora szkolenia.
Zwróć uwagę na różnicę między kwotą brutto wynagrodzenia a roszczeniem netto. Cofnięcie wypłaty może mieć skutki podatkowe i administracyjne. Nie akceptuj wyłącznie kwoty netto bez zrozumienia, jak jest to zaksięgowane w kadrach. W razie potrzeby zażądaj skorygowanego odcinka płacowego i wyjaśnienia.
Czy pracodawca może potrącić koszty szkolenia z Twojej pensji?
Potrącenie lub kompensata wymagają ważnego roszczenia wzajemnego i muszą spełniać zasady ochrony wynagrodzenia. W trakcie zatrudnienia pracodawca może kompensować jedynie z roszczeniami wymienionymi w art. 7:632 ust. 1 BW; ten katalog nie obowiązuje przy zakończeniu umowy o pracę. Nadal jednak istotna jest ochrona wynagrodzenia wolnego od zajęcia z art. 7:632 ust. 2 BW. Odcinek płacowy nie „uświęci” nieważnego długu.
Przy szkoleniach, które muszą być bezpłatne, art. 7:611a ust. 4 BW stanowi, że postanowienie, na mocy którego koszty te są przerzucane na pracownika lub potrącane z jego wynagrodzenia, jest nieważne. Dlatego ważne jest, by nie tylko pytać, czy wyliczenie się zgadza, ale najpierw – czy potrącenie tych kosztów w ogóle jest dozwolone.
Jeżeli już dokonano potrącenia, złóż pisemne żądanie wypłaty brakującej części pensji i poproś o specyfikację. W zależności od okoliczności w grę może wchodzić ustawowe podwyższenie i odsetki. Nasza strona o loonvordering (roszczeniu o wynagrodzenie) opisuje, jak dochodzić zaległej pensji.
Uregulowanie kosztów szkolenia w vaststellingsovereenkomst (VSO – ugodzie)
Przy negocjacjach nad vaststellingsovereenkomst (VSO) koszty szkolenia należy omówić wprost. Czy w porozumieniu zapisano, że klauzula zwrotu wygasa, pozostaje w mocy czy jest potrącana z odprawy? Ogólne odesłanie do „istniejących obowiązków” może później przynieść nieoczekiwany rachunek.
Rozpisz elementy finansowe oddzielnie. Odprawa w określonej wysokości niewiele mówi, jeśli obok tego odlicza się koszty szkolenia, ujemny bilans urlopu i inne pozycje. Również „pełne rozliczenie” (finaal kwijting) może wpływać na otwarte roszczenia płacowe lub spór o wcześniejsze potrącenia.
Przy oferowanej VSO poproś o zestawienie zarówno odprawy, jak i końcowego rozliczenia. Przeczytaj naszą wyjaśnienie o vaststellingsovereenkomst, zanim zgodzisz się na całościowe porozumienie. Uzgodnienie odejścia wymaga oceny wszystkich powiązanych kwot.
Plan działania przy żądaniu zwrotu
- Zbierz umowę o pracę, umowę szkoleniową, właściwe postanowienia cao i dokumenty dotyczące szkolenia.
- Udokumentuj, dlaczego odbyłeś szkolenie i kto wymagał udziału. Zachowaj opis stanowiska i istotne e-maile.
- Poproś o podstawę prawną, wszystkie rodzaje kosztów oraz faktury lub wyliczenie.
- Sprawdź, czy powód Twojego odejścia mieści się w klauzuli i czy redukcję zastosowano prawidłowo.
- Konkretne elementy kwestionuj. Nie uznawaj od razu całego długu tylko po to, by odroczyć płatność.
- Osobno odpowiadaj na potrącenie z wynagrodzenia i ewentualną fakturę wysłaną dodatkowo.
- Przed podpisaniem harmonogramu spłat, uznania długu lub VSO daj dokumenty do oceny.
Harmonogram spłat może być praktyczny, jeśli roszczenie jest zasadne. Jednak pytanie „jak płacić” powinno paść po pytaniu „czy w ogóle musisz płacić”. Pierwsza prośba o uzasadnienie pomaga zachować to rozróżnienie.
Przykładowa odpowiedź na rachunek za koszty szkolenia
Przykład: odpowiedź na rachunek za koszty szkolenia
Szanowni Państwo,
Otrzymałem/otrzymałam Państwa żądanie zwrotu € [kwota] tytułem kosztów szkolenia. Kwestionuję, że kwota ta jest należna bez dalszego uzasadnienia. Szkolenie dotyczyło [szkolenie] i zostało odbyte w związku z [funkcja i powód].
Proszę o przesłanie umowy, na którą się Państwo powołują, specyfikacji rzeczywistych kosztów oraz wyjaśnienia, dlaczego według Państwa to szkolenie nie podlega zasadom bezpłatnego szkolenia. Proszę też wskazać, które postanowienie ma zastosowanie do mojego odejścia i jak obliczono redukcję.
W zakresie, w jakim potrącili Państwo € [kwota] z mojego wynagrodzenia, proszę o wyjaśnienie podstawy i o wypłatę niesłusznie wstrzymanej części pensji. Niniejszym pismem nie uznaję długu i zastrzegam wszelkie prawa.
Z poważaniem,
[imię i nazwisko]
Najpierw zakwestionuj należność i poproś o uzasadnienie; dopiero potem rozważ, jak płacić. Nie kompensuj samodzielnie z końcowym rozliczeniem i nie podpisuj harmonogramu spłat, dopóki nie będzie jasne, czy w ogóle musisz płacić. Zachowaj potwierdzenie wysyłki.
Najczęściej zadawane pytania o zwrot kosztów szkolenia
Czy muszę płacić, bo podpisałem/podpisałam?
Niekoniecznie. Twój podpis może potwierdzać ustalenia, ale nie czyni ważną klauzuli zwrotu, która jest zakazana. Najpierw ocenia się charakter szkolenia i obowiązek szkoleniowy z ustawy. Dopiero potem treść i zastosowanie klauzuli.
Czy zakaz dotyczy także starych umów szkoleniowych?
Stara data nie oznacza automatycznie, że ochrona dotycząca bezpłatnych szkoleń nie ma zastosowania. Art. 7:611a BW uzyskał obecne brzmienie dzięki ustawie implementującej unijną dyrektywę o przejrzystych i przewidywalnych warunkach pracy, która weszła w życie 1 sierpnia 2022 r.. Ustawa nie zawiera przepisów przejściowych chroniących istniejące klauzule: nowe zasady obowiązują od tej daty także wobec umów zawartych wcześniej. W praktyce oznacza to: jeśli chodzi o szkolenie, które pracodawca musi zapewnić z mocy prawa lub cao, to od 1 sierpnia 2022 r. musi być ono bezpłatne, a klauzula zwrotu jest nieważna — nawet jeśli pochodzi z 2019 r. Okres przed 1 sierpnia 2022 r. podlega starym zasadom; to, co wtedy prawidłowo uzgodniono i wykonano, nie jest unieważniane wstecz. Decydujące jest zatem, kiedy odbywało się szkolenie, jakich kosztów dotyczy oraz jakie prawo wtedy obowiązywało. Przy szkoleniu obejmującym okres po 1 sierpnia 2022 r. ocena musi być dokonana per okres.
Czy muszę zwrócić koszty mojej BBL-opleiding?
Nie da się odpowiedzieć wyłącznie na podstawie etykiety BBL. Istotne są: cao, umowa o pracę, umowa praktyczna i obowiązek szkoleniowy. Oceń całe postępowanie i sprawdź, jakie koszty pracodawca rzeczywiście poniósł.
Czy pracodawca może żądać ode mnie stałej kwoty?
Stała kwota musi być wystarczająco jasno uzgodniona i prawnie dopuszczalna. Pracodawca musi wyjaśnić, czego dotyczy kwota i kiedy staje się wymagalna. Sprawdź też, czy przewidziano redukcję i czy nie obejmuje zakazanych kosztów.
Czy nigdy nie muszę płacić, jeśli to pracodawca mnie zwalnia?
To zbyt kategoryczne. Różnicę mogą robić powód zwolnienia, treść klauzuli i okoliczności. Odejście niezawiniono oraz zakończenie z inicjatywy pracodawcy to jednak ważne okoliczności przy ocenie roszczenia o zwrot.
Czy nowy pracodawca może przejąć koszty?
Może, jeśli strony tak się umówią. Najpierw zbadaj zasadność pierwotnego roszczenia. Przejęcie może bowiem stworzyć nowe zobowiązanie do zwrotu. Jasno zapisz kwoty, zwolnienie z odpowiedzialności i warunki przy ewentualnym odejściu z nowej pracy.
Czy pracodawca może zatrzymać mój dyplom?
Spór o zapłatę nie daje pracodawcy automatycznie prawa zatrzymania Twojego osobistego dyplomu czy certyfikatu jako środka nacisku. Zażądaj wydania dokumentu i oceń, kto go wydał i do kogo należy. Sporne koszty rozliczaj osobno.
Czy mogę zapłacić część bez uznania reszty?
Czasem tak, ale jasno opisz, którą pozycję płacisz, a które nadal kwestionujesz. Niejasna płatność częściowa lub harmonogram spłat może później wywołać spór o uznanie długu. Skorzystaj z porady, gdy kwoty są duże lub grozi już spór sądowy.
Czy muszę przesyłać wszystkie pisma o kosztach szkolenia do adwokata?
Prześlij pierwotne ustalenia, rachunek, wyliczenie i Twoją korespondencję. Dołącz opis stanowiska i informacje o celu szkolenia. To właśnie te dokumenty pomagają ocenić, czy szkolenie powinno było być bezpłatne.
Co jeśli pracodawca nie cofnie potrącenia?
Wtedy może być potrzebne roszczenie o wynagrodzenie lub obrona przed żądaniem zwrotu kosztów szkolenia. Droga zależy od kwot, wymagalności i pilności. Nadal składaj pisemne żądania dotyczące konkretnych pozycji i sprawdź właściwe terminy.
Daj sprawdzić swoją umowę szkoleniową
Arslan & Arslan Advocaten ocenia studiekostenbeding i spory o potrącenia z pensji. Patrzymy łącznie na szkolenie, ustalenia, powód odejścia i wyliczenie. Skontaktuj się z nami, dołączając umowę szkoleniową i żądanie zwrotu, aby ustalić, które elementy można kwestionować prawnie.
Źródła prawne
- Burgerlijk Wetboek Księga 7, art. 611, 611a i 632, przez wetten.overheid.nl.
- Richtlijn 2019/1152, art. 13 i motyw 37 o szkoleniu obowiązkowym i kwalifikacjach zawodowych.
- Het Juridisch Loket (bezpłatna pomoc prawna) o studiekostenbeding.
Regulacja kosztów szkolenia wymaga oceny konkretnego szkolenia i ustaleń. Ogólne przykłady nie przesądzają automatycznie wyniku Twojej sprawy.
Przeczytaj też
O autorze
Mr. Onur Arslan — adwokat w Rotterdamie, w zawodzie od 2009 roku, założyciel kancelarii Arslan & Arslan Advocaten (27 adwokatów i 7 prawników w sześciu biurach w Holandii). W rejestrze dziedzin prawa Holenderskiej Izby Adwokackiej (NOvA) ma zarejestrowane prawo pracy oraz szkody osobowe; jest też ekspertem rejestru NIVRE (NIVRE-RE) w zakresie szkód osobowych. Odpowiada merytorycznie za treści z zakresu prawa pracy publikowane przez kancelarię — po polsku i niderlandzku.
Profil i rejestracje · Kontakt z kancelarią
