Delegowanie pracowników do Holandii: obowiązki firmy

Delegowanie pracowników do Holandii to dla polskiej firmy przede wszystkim zgłoszenia, dokumenty i odpowiedzialność wobec holenderskich urzędów i zleceniodawcy. Jeden brakujący formularz na budowie, nieaktualne zgłoszenie albo zbyt niska stawka potrafią skończyć się karą administracyjną, wstrzymaniem płatności przez klienta lub roszczeniem pracownika. Wyjaśniamy, czego wymaga od Twojej firmy prawo holenderskie i unijne.

Autor: mr. Onur Arslan, adwokat w Arslan Advocaten. Od 2009 r. jest adwokatem prawa gospodarczego (bedrijfsrecht). Doświadczenie zdobywał jako adwokat i syndyk masy upadłości (curator) w dużych międzynarodowych kancelariach w Amsterdamie i Nowym Jorku. Ostatnia aktualizacja: 27 września 2026 r.

Prawa samego pracownika delegowanego – wynagrodzenie, zaświadczenie A1, wypadek przy pracy – opisujemy po polsku w bazie wiedzy PrawoPracy.nl: delegowanie z Polski do Holandii.

W skrócie

Pracodawca z Polski musi zgłosić delegowanych pracowników przez holenderski portal postedworkers.nl przed rozpoczęciem pracy, a holenderski zleceniodawca musi to zgłoszenie sprawdzić najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od startu prac.
Delegowanym pracownikom przysługuje co najmniej holenderska płaca minimalna i „twarde jądro” warunków z powszechnie obowiązującego układu zbiorowego (cao), a po 12 miesiącach (lub 18 po zgłoszeniu przedłużenia) prawie całe holenderskie prawo pracy.
Zaświadczenie A1 z ZUS potwierdza, że pracownik pozostaje ubezpieczony w Polsce; przy delegowaniu przewidywany okres pracy nie może przekroczyć 24 miesięcy.
Kierowców w transporcie międzynarodowym obowiązują odrębne zasady z dyrektywy 2020/1057, a deklarację delegowania składa się zwykle przez unijny portal IMI.
Agencje pracy tymczasowej muszą dziś być zarejestrowane w holenderskim rejestrze handlowym (Waadi), a od 1 stycznia 2028 r. Arbeidsinspectie będzie egzekwować obowiązek posiadania zezwolenia na podstawie nowej ustawy Wtta.

Dla kogo

Firma z siedzibą w Polsce (budowlana, instalacyjna, montażowa, produkcyjna), która wysyła własnych pracowników na zlecenie holenderskiego klienta lub generalnego wykonawcy.
Polska agencja pracy tymczasowej, która wypożycza pracowników holenderskim firmom i zastanawia się nad rejestracją Waadi, certyfikatem SNA oraz nowym zezwoleniem.
Firma transportowa z Polski, której kierowcy wykonują kabotaż lub przewozy z udziałem Holandii i która dostała karę albo wezwanie do przedstawienia dokumentów.
Polska firma działająca w Niemczech, która kieruje ludzi na projekty w Holandii i musi ustalić, gdzie są ubezpieczeni i kto dokonuje zgłoszenia.

Jak zgłosić delegowanie do Holandii (WagwEU)?

Podstawą jest Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de EU (WagwEU, holenderska ustawa o warunkach zatrudnienia pracowników delegowanych w UE), która wdraża unijne dyrektywy o delegowaniu. Zgodnie z art. 8 ust. 1 WagwEU dienstverrichter (usługodawca, czyli Twoja firma jako pracodawca) zgłasza delegowanie przed rozpoczęciem pracy i wyznacza osobę kontaktową (art. 7). W zgłoszeniu podajesz m.in. dane stron i pracowników, rodzaj i czas prac, adres miejsca pracy oraz składki. Zgłoszenia dokonuje się online w portalu postedworkers.nl, a każdą zmianę (nowy pracownik, dłuższy termin, inna budowa) trzeba w nim zaktualizować (art. 8 ust. 9).

Co musi zrobić holenderski zleceniodawca

Dienstontvanger (usługobiorca, Twój holenderski klient) otrzymuje kopię zgłoszenia i ma obowiązek sprawdzić ją w portalu. Brak zgłoszenia lub błędy musi zasygnalizować najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od rozpoczęcia prac (art. 8 ust. 3). Jeśli sam zatrudniasz podwykonawcę, to Ty sprawdzasz jego zgłoszenie.

Kiedy zgłoszenie nie jest wymagane

Przepisy wykonawcze przewidują wyjątki dla określonych sektorów (np. transport kolejowy, lotniczy, wodny, poczta i kurierzy, a w transporcie drogowym towarów tylko czysty tranzyt bez załadunku i rozładunku w Holandii) oraz dla niektórych krótkich czynności. Chodzi m.in. o pierwszy montaż lub instalację dostarczonego produktu do 8 dni (ale nie w budownictwie), pilne naprawy dostarczonych maszyn oraz spotkania biznesowe. Wyjątki nie dotyczą pracowników z państw spoza UE, EOG i Szwajcarii. W budownictwie zgłaszasz praktycznie każdego pracownika.

Warunki zatrudnienia i dokumenty na miejscu pracy

Twarde jądro i powszechnie obowiązujący cao

Nawet jeśli umowa o pracę podlega prawu polskiemu, art. 2 ust. 1 WagwEU nakazuje stosować m.in. holenderskie przepisy o wynagrodzeniu (art. 7:616a–616f i 7:626 BW), urlopie oraz bezpieczeństwie pracy. W praktyce oznacza to co najmniej ustawową płacę minimalną z Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (ustawa o płacy minimalnej i minimalnym dodatku urlopowym), zasady czasu pracy i odpoczynku, bezpieczne warunki oraz minimalny urlop. Aktualne stawki znajdziesz w artykule o płacy minimalnej w Holandii.

Jeżeli w danej branży obowiązuje algemeen verbindend verklaarde cao (układ zbiorowy uznany za powszechnie obowiązujący), pracownikom delegowanym przysługuje jego harde kern („twarde jądro”): stawki z tabeli, dodatki za nadgodziny i pracę zmianową, dni urlopu, zwrot kosztów. Zwrot kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania nie wlicza się do wynagrodzenia i musi być wyraźnie oddzielony na pasku płacowym. Zleceniodawca powinien przed startem wskazać właściwy cao.

Delegowanie dłuższe niż 12 miesięcy

Po 12 miesiącach delegowania pracownikowi przysługują wszystkie ustawowe warunki pracy w Holandii, z wyjątkiem zasad zawierania i rozwiązywania umowy (w tym zakazu konkurencji) oraz emerytur pracowniczych (art. 2 ust. 2 WagwEU). Termin ten wydłuża się do 18 miesięcy, jeśli w ostatnich trzech miesiącach pierwszego roku złożysz uzasadnione zawiadomienie w portalu (art. 2 ust. 3). Zastąpienie pracownika innym na tym samym stanowisku nie zeruje licznika (art. 2 ust. 4).

Dokumenty, które muszą być na budowie

Art. 9 WagwEU wymaga, by w miejscu pracy były dostępne (papierowo lub elektronicznie): paski płacowe, umowa o pracę, ewidencja godzin, dowody opłacania składek (zwykle A1) oraz potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia. Według postedworkers.nl dokumenty mają być po niderlandzku, angielsku, niemiecku lub francusku, trzeba je przechowywać przez 5 lat po zakończeniu prac i przekazać inspekcji w ciągu 4 tygodni od wezwania.

Czy potrzebuję A1 dla pracowników na budowie?

Tak, w praktyce jest to konieczne. Zaświadczenie A1 wydaje ZUS na wniosek pracodawcy (wniosek US-3 przez PUE/eZUS). Potwierdza ono, że pracownik podlega polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Warunkiem jest m.in., by przewidywany okres pracy nie przekraczał 24 miesięcy, by pracownik nie zastępował innej osoby delegowanej oraz by Twoja firma prowadziła znaczną część działalności w Polsce. Więcej o skutkach dla pracownika piszemy w tekście A1 przy pracy w Holandii.

Dla firm z siedzibą w Niemczech A1 wydaje instytucja niemiecka, nie ZUS. Osoby pracujące regularnie w kilku państwach (np. kierowcy) oceniane są według art. 13 rozporządzenia, a nie według zasad delegowania.

Jaka kara za brak zgłoszenia?

Nederlandse Arbeidsinspectie (holenderska inspekcja pracy) kontroluje i za naruszenia WagwEU nakłada bestuurlijke boete (karę administracyjną, art. 12 WagwEU). Karę może otrzymać zarówno pracodawca (np. za brak zgłoszenia lub brak dokumentów na miejscu pracy), jak i holenderski zleceniodawca, który nie sprawdził zgłoszenia. Wysokość kary zależy od rodzaju naruszenia i liczby pracowników, a przy powtórnym naruszeniu może być wyższa (art. 15 WagwEU). Aktualne kwoty bazowe publikuje portal postedworkers.nl.

Firma transportowa – kara w Holandii, jak się odwołać?

W transporcie kary mogą pochodzić z różnych źródeł: za naruszenia WagwEU od Arbeidsinspectie, a za czas jazdy i odpoczynku (Arbeidstijdenwet) od ILT, czyli Inspectie Leefomgeving en Transport. Procedura jest podobna. Gdy grozi kara powyżej 340 euro, otrzymasz najpierw raport i możliwość złożenia zienswijze (stanowiska, art. 5:53 Awb). Od decyzji o karze przysługuje bezwaar (sprzeciw do organu) w terminie 6 tygodni (art. 6:7 Awb), a następnie skarga do sądu administracyjnego. Termin biegnie od dnia następującego po ogłoszeniu decyzji, zwykle po jej wysłaniu (art. 6:8 Awb), więc nie czekaj na tłumaczenie.

Transport drogowy: kierowcy delegowani

Dla kierowców obowiązuje lex specialis: dyrektywa (UE) 2020/1057, wdrożona w rozdziale IIIa WagwEU. Kabotaż oraz przewozy między Holandią a innym państwem, które nie zaczynają się ani nie kończą w kraju siedziby przewoźnika (cross-trade), to delegowanie, natomiast przewozy bilateralne z kraju siedziby i do niego oraz tranzyt co do zasady nim nie są (art. 9b). Przed rozpoczęciem pracy przewoźnik składa deklarację delegowania przez interfejs IMI, czyli portal postingdeclaration.eu (art. 9e). Kierowca musi mieć przy sobie kopię deklaracji, dowód przewozu (np. e-CMR) i dane z tachografu (art. 9f). Po zakończeniu delegowania dokumenty płacowe i ewidencję godzin przekazujesz przez IMI najpóźniej w ciągu 8 tygodni od wezwania.

Uwaga dla holenderskich spedytorów i nadawców: jeśli wiedzieli lub powinni byli wiedzieć, że zlecony przewóz naruszy obowiązki dotyczące deklaracji lub dokumentów, uważa się, że sami popełnili to samo naruszenie (art. 12 ust. 3 WagwEU).

Czy polska agencja musi mieć certyfikat SNA lub rejestrację Waadi?

Trzeba rozróżnić trzy rzeczy:

Rejestracja Waadi: na podstawie art. 7a Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (ustawa o pośrednictwie pracy) każdy uitlener (podmiot wypożyczający pracowników) musi być wpisany jako taki do holenderskiego rejestru handlowego KVK. Dotyczy to również firm zagranicznych bez oddziału w Holandii. Inlener (firma korzystająca z pracowników) musi to sprawdzić, a obie strony ryzykują karę.
Certyfikat SNA: dziś jest dobrowolny, choć wielu klientów go wymaga.
Wtta: Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (ustawa o dopuszczeniu do wypożyczania pracowników) wchodzi w życie 1 stycznia 2027 r. Zgłoszenia do okresu przejściowego przyjmowane są od 1 listopada do 31 grudnia 2026 r., wnioski o zezwolenie od 1 maja do 30 czerwca 2027 r., a od 1 stycznia 2028 r. Arbeidsinspectie egzekwuje obowiązek zezwolenia. Według Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) dotyczy to także agencji z zagranicy. Warunkiem jest m.in. wpłata kaucji (waarborgsom). Firmy z certyfikatem SNA mogą według NAU skorzystać z uproszczeń przy wniosku o zezwolenie.

Od 1 stycznia 2028 r. holenderskie firmy będą mogły korzystać wyłącznie z agencji z zezwoleniem lub zwolnieniem albo objętych okresem przejściowym. Rejestr Waadi zostanie wtedy zastąpiony rejestrem NAU. Jeśli Twoja firma formalnie „podwykonuje”, a w praktyce pracownicy pracują pod kierownictwem klienta, inspekcja może uznać to za wypożyczanie. Podobne ryzyko opisujemy przy pozornym samozatrudnieniu.

Odpowiedzialność łańcuchowa za wynagrodzenie i podatki

Na podstawie Wet aanpak schijnconstructies (WAS, ustawa o zwalczaniu pozornych konstrukcji) pracodawca i jego zleceniodawca odpowiadają solidarnie za wynagrodzenie pracownika (art. 7:616a BW). Na dalszych szczeblach łańcucha odpowiedzialność przechodzi wyżej na warunkach art. 7:616b BW. Przepisy te stosuje się do pracy w Holandii niezależnie od prawa właściwego dla umowy (art. 7:616c BW). Zleceniodawca zwolni się, tylko wykazując brak swojej winy, dlatego żąda od Ciebie list płac i dowodów wypłat.

W sferze podatkowej obowiązują inlenersaansprakelijkheid (odpowiedzialność korzystającego z pracowników, art. 34 Invorderingswet 1990) oraz ketenaansprakelijkheid (odpowiedzialność łańcuchowa wykonawców, art. 35) za loonheffingen (podatek od wynagrodzeń i składki). Belastingdienst wskazuje, że zagraniczna firma, która wypożycza lub deleguje pracowników do Holandii, jest co do zasady podmiotem zobowiązanym do potrąceń i musi się tam zarejestrować. Gdzie ostatecznie płaci się podatek i składki, zależy od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i A1; to kwestia dla doradcy podatkowego.

Zleceniodawca chce wpłacać 30% na G-rekening – czy to legalne?

G-rekening (zablokowany rachunek) to legalne narzędzie przewidziane w art. 34 ust. 3 i art. 35 ust. 5 Invorderingswet. Środki służą wyłącznie zapłacie podatków w Holandii, a wpłata ogranicza odpowiedzialność zleceniodawcy. Ustawa nie określa procentu. Według Belastingdienst wpłaca się szacowaną kwotę loonheffingen i ewentualnie VAT, a zasady ustalacie w umowie. Kluczowe jest więc, czy 30% odpowiada rzeczywistemu udziałowi podatków w fakturze. Warunki otwarcia G-rekening określa Belastingdienst i nie każda firma może taki rachunek otrzymać, dlatego sprawdź je przed podpisaniem umowy. Gdy klient wstrzymuje zapłatę, zobacz, co robić, gdy generalny wykonawca nie płaci podwykonawcy.

Jak pracujemy

Analiza dokumentów: umowa z klientem, zgłoszenia, A1, paski płacowe, korespondencja z inspekcją.
Ocena: czy to delegowanie, wypożyczanie czy podwykonawstwo, jaki cao ma zastosowanie i gdzie są luki.
Strategia: uzupełnienie zgłoszeń, korekta wynagrodzeń, stanowisko wobec klienta lub organu.
Działanie: zienswijze, bezwaar lub skarga do sądu, negocjacje w sprawie wstrzymanych płatności.
Zabezpieczenie na przyszłość: postanowienia umowne dotyczące G-rekening, dokumentów i odpowiedzialności.

Koszty

Koszty zależą od rodzaju sprawy oraz jej wartości i znaczenia finansowego dla Twojej firmy. Zanim zaczniemy, otrzymasz szacunek kosztów oraz ocenę szans, na przykład na obniżenie kary lub odzyskanie wstrzymanej zapłaty. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i niezobowiązująca. Jeżeli sprawa trafi do sądu, dochodzą koszty sądowe, np. griffierecht (opłata sądowa), o których poinformujemy Cię z góry.

Najczęstsze błędy

Zgłoszenie dokonane po przyjeździe ekipy albo nieaktualizowane przy zmianie składu lub adresu budowy.
Wypłata polskiej stawki plus „diety”, bez sprawdzenia holenderskiego cao i bez oddzielenia zwrotu kosztów od wynagrodzenia.
Brak pasków płacowych i ewidencji godzin w akceptowanym języku na miejscu pracy.
Traktowanie wypożyczania pracowników jak podwykonawstwa, bez rejestracji Waadi i bez przygotowania do Wtta.
Przeoczenie 6-tygodniowego terminu na bezwaar od kary.

Najczęstsze pytania

Czy muszę zgłaszać pracownika, który jedzie do Holandii tylko na kilka dni?

Co do zasady tak, bo WagwEU nie przewiduje progu czasowego. Wyjątki dotyczą tylko wybranych sektorów i czynności, a w budownictwie zgłaszasz każdy wyjazd.

Czy mogę zgłaszać zlecenia raz w roku?

W niektórych sytuacjach możliwe jest zgłoszenie roczne, m.in. w transporcie drogowym towarów i dla części małych firm z regionów przygranicznych. Nie dotyczy to jednak firm budowlanych ani agencji pracy tymczasowej. Szczegółowe warunki podaje portal postedworkers.nl.

Kto płaci karę, jeśli zgłoszenie było błędne?

Karę może otrzymać zarówno pracodawca, jak i holenderski zleceniodawca, każdy za własny obowiązek. Warto to uregulować w umowie.

Czy A1 wystarczy, żeby nie płacić składek w Holandii?

A1 dotyczy wyłącznie ubezpieczeń społecznych. Nie zwalnia z holenderskich minimalnych warunków pracy ani automatycznie z obowiązków podatkowych, które zależą od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Mamy certyfikat SNA. Czy to wystarczy po 2027 r.?

Nie. Certyfikat SNA może ułatwić procedurę, ale nadal musisz złożyć wniosek w NAU i spełnić pozostałe warunki, w tym wpłacić kaucję. Aby skorzystać z okresu przejściowego, zgłoś się między 1 listopada a 31 grudnia 2026 r.

Źródła urzędowe

Powiązane artykuły

Porozmawiaj z nami o swojej sprawie

Prześlij nam umowę z holenderskim klientem, potwierdzenia zgłoszeń z postedworkers.nl lub IMI, zaświadczenia A1 oraz ewentualne pismo od inspekcji lub decyzję o karze.

Telefon i WhatsApp: 06 30 17 26 52 · E-mail: prawnik@arslan.nl · formularz kontaktowy

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i niezobowiązująca. Kontakt możliwy po polsku.

Delegowanie pracowników do Holandii – obowiązki pracodawcy