Zakładowe ingebrekestelling to pisemne upomnienie, w którym jasno wskazujesz, jakie ustalenie nie jest dotrzymane, oraz wyznaczasz rozsądny ostateczny termin na wykonanie. Jeśli w tym terminie wciąż nie dojdzie do spełnienia świadczenia, może powstać stan zwłoki (verzuim – opóźnienie dłużnika w rozumieniu prawa). To może być potrzebne dla dochodzenia odszkodowania lub rozwiązania umowy. Ingebrekestelling nie jest jednak wymagane w każdej sytuacji, a termin czternastu dni nie zawsze będzie właściwy.
Dla przedsiębiorców najważniejsze jest, aby pismo odpowiadało konkretnemu problemowi. Niezapłacona kwota pieniężna, niedostarczona maszyna i wadliwe oprogramowanie wymagają innego opisu oczekiwanego świadczenia. Traktuj więc przykład jako ramę, a nie jako zamiennik oceny, co Twój kontrahent jeszcze musi i może wykonać.
Jaki jest cel ingebrekestelling
Ingebrekestelling daje dłużnikowi – tam, gdzie to potrzebne – ostatnią rozsądną możliwość wykonania zobowiązania. Utrwala, czego i do kiedy żądasz. Dzięki temu przejście od nienależytego wykonania do zwłoki (verzuim) staje się wyraźniejsze. Zasadę ogólną określa art. 6:82 BW.
Nienależyte wykonanie a zwłoka to nie to samo. To, że dostawca ma opóźnienie, może oznaczać nienależyte wykonanie, ale nie zawsze od razu uprawnia Cię do zastosowania wszystkich środków ochrony prawnej. Do odszkodowania za opóźnienie lub rozwiązania umowy może być najpierw potrzebny dodatkowy krok. Przy trwałej niemożności świadczenia lub szczególnych wyjątkach może być inaczej.
Słowa takie jak aanmaning (ponaglenie), sommatie (wezwanie) i aansprakelijkstelling (pociągnięcie do odpowiedzialności) nie są wymienne. Sommatie może zawierać ingebrekestelling, ale gniewna prośba o kontakt nie czyni tego automatycznie. Aansprakelijkstellung wskazuje odpowiedzialność za szkodę. Nie musi ona jednak wyznaczać ostatecznego terminu na wykonanie wciąż wykonalnego zobowiązania umownego.
Najpierw sprawdź, co rzeczywiście ustalono
Połóż obok siebie umowę, ofertę, potwierdzenie zamówienia, ogólne warunki oraz zmiany. Jakie świadczenie było należne? Jaki termin uzgodniono? Czy ta data była ostateczna, czy jedynie orientacyjna? Czy musiałeś najpierw przekazać informacje, zapewnić dostęp lub dokonać płatności, zanim druga strona mogła zacząć?
Użyteczne ingebrekestelling odwołuje się do tych konkretnych ustaleń. Przy maszynie podaj model, numer zamówienia i brakującą dostawę. Przy oprogramowaniu opisz uzgodnione funkcje, które nie działają. Przy fakturze wskaż kwotę, podstawę i termin płatności. Unikaj ogólnych zarzutów typu „nigdy nie robicie tego, co obiecujecie”.
Sprawdź też, czy umowa nie zawiera szczególnych postanowień dotyczących zawiadomień lub naprawy. Strony mogły uzgodnić, że zgłoszenia trafiają na określony adres lub że najpierw należy przeprowadzić określoną procedurę. Znaczenie i trwałość takich ustaleń trzeba ocenić. Nie ignoruj ich tylko dlatego, że znalazłeś ogólny wzór w internecie.
Kiedy ingebrekestelling jest zazwyczaj potrzebne
Ingebrekestelling często ma zastosowanie, gdy wykonanie jest jeszcze możliwe, obowiązek jest wymagalny i nie powstała jeszcze zwłoka (verzuim) bez ingebrekestelling. Przykład: usługodawca ma jeszcze ukończyć raport, a nie uzgodniono terminu o charakterze „fatalnym”. Dajesz wtedy jasno do zrozumienia, że dalszej zwłoki nie będziesz akceptować bez ograniczeń.
Przy świadczeniach wadliwych może chodzić o naprawę. Opisz wtedy, jakie braki należy usunąć i co oznacza należyte przekazanie (deugdelijke oplevering). Samo żądanie, by kontrahent „przedstawił plan”, to nie zawsze to samo, co wyznaczenie terminu na rzeczywiście należne świadczenie. Czasem plan bywa przydatnym krokiem pośrednim, ale sformułuj to świadomie.
Zapewnij także współdziałanie, które jest w rozsądny sposób potrzebne. Dostawca nie dokona naprawy, jeśli odmawiasz dostępu lub wstrzymujesz kluczowe dane. Ustal, kiedy możliwe jest badanie lub naprawa i kto jest osobą kontaktową. Twoja postawa może później mieć znaczenie dla pytania, dlaczego do wykonania nie doszło.
Kiedy może powstać zwłoka bez ingebrekestelling
Art. 6:83 BW wymienia różne przypadki. Ważnym przykładem jest upływ terminu wyznaczonego na wykonanie, chyba że termin ma inny charakter. Uzgodniona data dostawy nie zawsze i w każdym kontekście jest automatycznie „fatalna”. Liczy się treść i cel ustalenia.
Zwłoka może też powstać bez ingebrekestelling, gdy z oświadczenia dłużnika musisz wywnioskować, że dojdzie do nienależytego wykonania. Jasna odmowa dostawy może być oceniona inaczej niż prośba o krótkie odroczenie. Ponadto ustawa zawiera szczególne reguły m.in. dla zobowiązań odszkodowawczych.
Ta wyliczanka to nie jedyna możliwa droga. Okoliczności oraz zasady rozsądku i słuszności (redelijkheid en billijkheid – ogólne klauzule prawa cywilnego) mogą mieć znaczenie. Z drugiej strony nie zakładaj zbyt szybko, że ingebrekestelling jest bezcelowe. Jeśli niesłusznie pominiesz ten krok i od razu zaangażujesz inną firmę, może powstać spór o zwrot dodatkowych kosztów.
Niemożność świadczenia wymaga innej oceny
Przy trwale niemożliwym wykonaniu ostatni termin na naprawę często nie ma sensu i obowiązują inne wymogi. Przykład: unikalne świadczenie, które miało nastąpić w minionym już momencie. Czy wykonanie jest rzeczywiście trwale niemożliwe, należy ocenić konkretnie. To, że masz już niewielkie zaufanie, nie czyni wykonania automatycznie niemożliwym.
Art. 6:82 ust. 2 BW reguluje ponadto sytuacje, w których dłużnik czasowo nie może wykonać albo z jego postawy wynika, że upomnienie byłoby bezużyteczne. Wtedy może wystarczyć pisemne oświadczenie, z którego wynika, że zostaje pociągnięty do odpowiedzialności za brak wykonania. Także ta droga musi odpowiadać faktom.
Najpierw zatem odróżnij niechęć, czasową przeszkodę i trwałą niemożność. Dostawca bez personelu może jeszcze zlecić wykonanie osobie trzeciej. Konkretny event, który już minął, to inny problem. Właściwa kwalifikacja decyduje, czy jako następny krok badać naprawę, dostawę, rozwiązanie umowy czy odszkodowanie.
Jak długi powinien być ostateczny termin
Termin musi być rozsądny dla świadczenia, którego wciąż żądasz. Dla prostej płatności odpowiedni może być krótszy termin niż dla wymiany systemu technicznego. Weź pod uwagę zakres prac, wcześniejsze ostrzeżenia, czas przygotowania, dostępne materiały i pilność. Nie istnieje standardowy termin właściwy dla wszystkich sporów gospodarczych.
Termin dwóch dni na rozbudowaną naprawę może być zbyt krótki. Odwrotnie, druga strona nie zawsze musi ponownie otrzymać pełen czas przygotowania, jeśli od tygodni wie, co trzeba zrobić. Istotna jest historia sprawy. Dlatego w piśmie krótko i rzeczowo utrwal wcześniejsze ustalenia i ostrzeżenia.
W HR 11 października 2019 r., ECLI:NL:HR:2019:1581 Hoge Raad (holenderski Sąd Najwyższy) podkreślił, że reguł o ingebrekestelling nie należy stosować sztywno, a okoliczności mają znaczenie. To nie zachęta do dowolnych terminów, lecz powód, by starannie je uzasadniać.
Siedem elementów przejrzystego pisma
Najpierw podaj właściwego nadawcę i stronę umowy. Następnie odwołaj się do umowy i należnego świadczenia. Opisz konkretnie, na czym polega nienależyte wykonanie. Potem wskaż dokładnie, co ma zostać zrobione, najpóźniej do jakiej daty i jaką współpracę z Twojej strony oferujesz. Zakończ wyraźnym zastrzeżeniem środków ochrony prawnej, które rozważysz po braku wykonania.
Dołącz najważniejsze dokumenty lub nazwij je tak, by były rozpoznawalne. Pismo z dziesięcioma ogólnymi skargami jest mniej użyteczne niż zestawienie trzech udowadnialnych braków. Numeruj techniczne punkty naprawy i dołącz zdjęcia lub raport, jeśli to doprecyzowuje żądane świadczenie. Zachowaj załączniki dokładnie w wysłanej wersji.
Unikaj nieuzasadnionych zarzutów oszustwa. Nienależyte wykonanie to nie automatycznie przestępstwo. Pamiętaj też o relacjach biznesowych, które być może da się odbudować. Jasne, formalne pismo może być stanowcze bez wrogiego języka, nierealistycznych żądań czy gróźb, których nie możesz spełnić.
Ingebrekestelling wyznacza – tam, gdzie to potrzebne – ostatni rozsądny termin na wykonanie. Stuitingsbrief (pismo przerywające bieg przedawnienia – verjaring) ma inną funkcję: zapobiec temu, by roszczenie nie było już wykonalne z powodu przedawnienia. Jedno pismo może czasem pełnić kilka funkcji, ale musi to wynikać z treści i właściwych reguł.
Dlatego przy starych wierzytelnościach osobno sprawdź verjaring i stuiting. Jeśli chcesz tymczasowo wstrzymać prace lub płatność, oceń własne warunki dotyczące opschorting (wstrzymania świadczenia).
Przykład biznesowego ingebrekestelling
Poniższy wzór jest przeznaczony dla wciąż wykonalnego świadczenia umownego. Uzupełnij brakujące dane konkretnie i oceń termin. Nie używaj go bez zmian przy trwałej niemożności, pilnych wyjątkach lub umowie ze szczególnymi regułami zawiadomień.
„Szanowni Państwo,
W dniu [data] [strony] zawarły umowę dotyczącą [świadczenie], utrwaloną w [oferta, umowa lub numer zamówienia]. Zgodnie z tą umową są Państwo zobowiązani do [konkretne zobowiązanie]. Do dziś [jasny opis nienależytego wykonania] nie zostało zrealizowane.
Kontaktowaliśmy się w tej sprawie w dniach [daty]. Brakujące elementy lub te wymagające naprawy to: [ponumerowana lista z weryfikowalnym opisem]. Istotne dokumenty załączamy.
Wzywamy Państwa do pełnego i należytego wykonania tych zobowiązań najpóźniej do dnia [data]. Mając na uwadze [zakres, wcześniejsze przygotowania i inne okoliczności], uważamy ten termin za rozsądny. Dla wykonania zapewniamy następującą współpracę: [dostęp, informacje i osoba kontaktowa].
Niniejsze pismo stanowi, w razie potrzeby, ingebrekestelling. Jeżeli żądane wykonanie nie nastąpi w wyznaczonym terminie, ocenimy dalsze środki ochrony prawnej, w tym – gdzie ma to zastosowanie – rozwiązanie umowy i odszkodowanie. Zastrzegamy wszelkie prawa.
Prosimy o pisemne potwierdzenie odbioru i informację o realizacji. Odpowiedź lub plan wykonania nie zastępują wymaganego wyżej wykonania w terminie, chyba że wyraźnie uzgodnimy inaczej.
Z poważaniem,
[imię i nazwisko oraz firma].”
Sformułowanie „w razie potrzeby” nie zwalnia z konieczności merytorycznej poprawności pisma. Sprawdź zwłaszcza, czy żądane świadczenie jest wymagalne, czy druga strona może dokonać naprawy oraz czy data końcowa pozostawia wystarczająco czasu od chwili doręczenia. Data, która w momencie doręczenia już niemal minęła, może rodzić spór.
Jak wysłać ingebrekestelling
Wybierz kanał, którym jak najlepiej udokumentujesz treść i doręczenie. Często praktyczne jest wysłanie e-mailem i listem poleconym. Użyj uzgodnionego lub faktycznie używanego adresu kontrahenta. Zachowaj wiadomość, załączniki, dane wysyłki, potwierdzenie odbioru i ewentualną odpowiedź.
Dla oświadczeń ważna jest zasada doręczenia adresatowi z art. 3:37 BW. Dowód wysyłki to nie zawsze to samo, co dowód, że właściwa treść została odebrana. Dlatego list zwrócony lub komunikat o błędzie wymagają natychmiastowej uwagi.
Wiadomość WhatsApp może stanowić dowód, ale krótki czat gorzej się nadaje do złożonego żądania naprawy z załącznikami. Przy ważnych kwotach użyj jasnego pisma jako dokumentu. Wyślij ewentualnie przez kilka znanych kanałów odniesienie do tego samego dokumentu. Unikaj różnych wersji z różnymi terminami.
Nie myl tego z pismem do konsumenta w sprawie kosztów windykacji
Znany „list czternastodniowy” ma szczególną funkcję przy pozasądowych kosztach windykacyjnych wobec konsumentów. To nie to samo co ogólne ingebrekestelling. To, że wzór wspomina „czternaście dni”, nie oznacza, że w sprawie gospodarczej spełniono wszystkie warunki dla zwłoki, rozwiązania umowy lub kosztów windykacji.
Przy biznesowych wierzytelnościach pieniężnych terminy płatności, ustawowe odsetki handlowe i uzgodnienia co do kosztów mogą odgrywać własną rolę. Najpierw ustal, czy druga strona działała jako przedsiębiorca, czy jako konsument. Eenmanszaak (jednoosobowa działalność) może być konsumentem przy zakupie prywatnym. Samo KVK-nummer (numer w Kamer van Koophandel – holenderskiej izbie handlowej) nie rozstrzyga tej kwestii dla każdej transakcji.
Co zrobić po upływie terminu
Faktycznie sprawdź, co wykonano, a czego brakuje. Częściowe wykonanie wymaga oceny pozostałego nienależytego wykonania. Utrwal stan rzeczy, zanim zlecisz zmiany innej firmie. Jeśli chcesz zlecić naprawę gdzie indziej i dochodzić kosztów, podstawa prawna musi być solidna.
Rozwiązanie umowy nie następuje automatycznie przez samo wysłanie ingebrekestelling. Może być potrzebne odrębne oświadczenie lub orzeczenie sądu. Odszkodowanie również wymaga wykazania nienależytego wykonania, przypisania, szkody i związku przyczynowego, z odpowiednimi wymogami dotyczącymi zwłoki. Pismo to krok w sprawie, a nie automatyczne zasądzenie roszczenia.
Rozważ też rozwiązanie praktyczne. Krótkie, konkretne przedłużenie bywa czasem lepsze niż postępowanie, o ile utrwalisz, co oznacza to przedłużenie. Nie pozwalaj na bezterminowe milczące odroczenia. Przy zablokowanym sporze poproś o ocenę umowy i korespondencji w ramach naszej obsługi z zakresu prawa gospodarczego.
Co jeśli druga strona odpowiada, ale nie naprawia
Odpowiedź na pismo to nie to samo co wykonanie. Oceń, co faktycznie jest oferowane. „Zajmiemy się tym” nie daje na przykład pewności, kiedy uszkodzona instalacja znów zadziała. Poproś o konkretne czynności, datę wykonania i warunki naprawy. Zachowaj tę odpowiedź wraz z pierwotnym ingebrekestelling.
Jeśli akceptujesz nowy termin, jasno wskaż, czy zmieniasz tym samym wcześniejszy termin. Niejednoznaczne połączenie ostatecznej daty i późniejszych deklaracji może wywołać spór o to, co druga strona mogła rozsądnie zrozumieć. Dlatego precyzyjnie sformułuj, jaką dajesz przestrzeń i jakie prawa zastrzegasz. Same słowa „z zastrzeżeniem” nie rozwiązują sprzecznego ustalenia.
Współdziałaj przy rozsądnie zaproponowanej naprawie. Pomyśl o dostępie do obiektu, dostępności osoby kontaktowej i niezbędnych informacjach. Jeśli naprawa się nie udaje, bo odmawiasz wszelkiego dostępu, może to mieć skutki dla Twojej pozycji. Nie musisz jednak bez zastanowienia godzić się na propozycję, która istotnie odbiega od umowy albo stawia nowe, nierozsądne warunki.
Po wykonaniu sprawdź, czy rzeczywiście dostarczono uzgodnione świadczenie. Utrwal pozostałe wady konkretnie, najlepiej datami, zdjęciami lub wynikami testów. Ogólna wiadomość, że „wciąż jesteś niezadowolony”, jest mniej użyteczna niż weryfikowalna lista. Dotyczy to np. sytuacji, gdy dostawca dostarcza za późno lub wcale albo usługa software’owa nadal działa wadliwie. W tym ostatnim przypadku warto też odróżnić naprawę od wypowiedzenia biznesowej umowy na oprogramowanie.
Często zadawane pytania
Czy ingebrekestelling jest zawsze obowiązkowe?
Nie. Zwłoka (verzuim) może w pewnych okolicznościach powstać bez ingebrekestelling, a przy trwałej niemożności obowiązują inne wymogi. Właściwa droga zależy od świadczenia, ustaleń i faktów. Nie pomijaj ingebrekestelling tylko dlatego, że uważasz, iż druga strona miała już dość szans.
Czy zawsze muszę dać czternaście dni?
Nie. Termin musi być rozsądny wobec tego, co ma jeszcze zostać wykonane. Złożona naprawa może wymagać więcej czasu niż płatność. Istotne mogą być wcześniejsze przygotowania i ostrzeżenia. Specjalną konsumencką regulację kosztów windykacji trzeba ponadto odróżnić od ogólnego biznesowego ingebrekestelling.
Czy e-mail wystarczy?
Jasny e-mail może spełniać wymóg pisemności. Dowód odbioru i prawidłowe zaadresowanie pozostają ważne. Sprawdź także umowne reguły zawiadomień. Zachowaj pełną wiadomość wraz z załącznikami i reaguj na komunikaty o błędzie lub brak potwierdzeń odbioru.
Czy pismo musi wysłać adwokat?
Nie jest to ogólnie obowiązkowe. Przy prostej i jasnej sytuacji możesz samodzielnie przygotować pismo. Przy dużych stawkach, usterkach technicznych, niejasnych terminach lub planowanym rozwiązaniu umowy warto poddać je kontroli prawnej. Błędny pierwszy krok może później utrudnić dochodzenie szkody.
Czy mogę od razu zaangażować innego dostawcę?
Czasem tak, ale nie bez oceny okoliczności. Jeśli pierwotny dostawca powinien jeszcze otrzymać rozsądną możliwość wykonania, przedwczesna podmiana może utrudnić Twoje roszczenie odszkodowawcze. Pilność i ograniczenie szkody mogą jednak mieć znaczenie. Utrwal, dlaczego alternatywne rozwiązanie było konieczne.
Co jeśli druga strona nie odpowiada?
Najpierw sprawdź, czy Twoje pismo dotarło do właściwej strony i czy termin upłynął. Następnie oceń, który środek jest właściwy. Milczenie nie oznacza, że każdy pożądany krok jest dozwolony. Przy wierzytelności pieniężnej pomocny może być nasz opis biznesowej windykacji do uporządkowania dalszych działań.
Pomoc przy biznesowym ingebrekestelling
Chcesz formalnie wezwać dostawcę, zleceniodawcę lub innego kontrahenta? Arslan & Arslan Advocaten może ocenić, jakie zobowiązanie należy wskazać, czy ingebrekestelling jest potrzebne i jaki termin pasuje. Zabierz umowę, wcześniejsze wiadomości i dowody nienależytego wykonania. Skontaktuj się zanim zrobisz nieodwracalny krok.
Tekst: Onur Arslan, adwokat w Arslan & Arslan Advocaten. Wpisany do rejestru dziedzin prawa Niderlandzkiej Izby Adwokackiej w zakresie prawa pracy i szkód osobowych. Onur Arslan przez lata był adwokatem prawa spółek i kuratorem oraz ma wieloletnie doświadczenie w sporach z zakresu prawa finansowego. Merytoryczna kontrola: 12 września 2026 r. na podstawie tekstów ustaw na wetten.overheid.nl i powołanych orzeczeń na rechtspraak.nl.
Przeczytaj także
