Autor: Onur Arslan, adwokat w Arslan Advocaten. Aktualizacja: 28 września 2026 r. Informacje ogólne; ocena sprawy wymaga analizy dokumentów.
Księgowy może ponosić odpowiedzialność za szkodę wynikłą z nienależytego wykonania uzgodnionych prac. Najpierw ustal, kto miał dostarczyć jakie dane, jakie deklaracje księgowy miał przygotować i jaki obowiązywał termin. Sama decyzja podatkowa nie dowodzi jeszcze błędu księgowego. Trzeba ustalić naruszenie obowiązku, szkodę i związek między nimi.
W skrócie
- Księgowy może odpowiadać za szkodę z nienależytego wykonania uzgodnionych prac, ale sama decyzja podatkowa nie dowodzi jeszcze jego błędu.
- Zakres obowiązków wyznaczają potwierdzenie zlecenia, faktury i stały sposób pracy, a dane, których sam nie dostarczyłeś na czas, mogą wpłynąć na podział szkody.
- Podatek należny także przy prawidłowej deklaracji z reguły nie jest szkodą, dlatego odsetki, kary i koszty naprawy administracji trzeba wyliczyć osobno.
- Spór z księgowym nie wstrzymuje obowiązków wobec Belastingdienst, więc od razu sprawdź pouczenie o sprzeciwie i ustal, kto pilnuje terminów.
- Przy zmianie księgowego zachowaj eksport pierwotnej administracji i poproś następcę o rozbicie prac naprawczych od zwykłych czynności administracyjnych.
Co dokładnie miał robić Twój księgowy?
Księgowy może prowadzić ewidencję księgową, przygotowywać sprawozdania roczne lub składać deklaracje podatkowe. Nie oznacza to automatycznie pełnego obowiązku doradztwa podatkowego lub kontroli. Kierunek wyznaczają potwierdzenie zlecenia, faktury i stały sposób pracy. Istotna może być też zmiana w Twojej firmie lub nowe ustalenie w e-mailu.
Sprawdź ponadto, czy księgowy miał obowiązek sygnalizowania, że informacje są niepełne lub że potrzebna jest porada specjalisty. Ograniczony zakres zlecenia nie czyni każdej przestrogi zbędną. Odwrotnie – brak danych, które miałeś/miałaś dostarczyć, może wpływać na ocenę i podział szkody.
Spóźniona lub nieprawidłowa deklaracja
Przy spóźnionej deklaracji ważne są: zasady odroczenia, data przekazania danych i potwierdzenie odbioru. Sprawdź, czy księgowy faktycznie złożył deklarację i czy pojawił się komunikat o błędzie. Projekt deklaracji lub informacja, że coś „czeka do wysłania”, to coś innego niż skuteczne złożenie.
Przy nieprawidłowej deklaracji należy najpierw zbadać, czy możliwa jest korekta, odwołanie lub inny środek prawa podatkowego. Pilnuj terminów podatkowych oddzielnie. Spór z księgowym nie wstrzymuje obowiązków wobec Belastingdienst (niderlandzki urząd skarbowy). Zbierz dane pierwotne i wersję złożoną, aby było widać, gdzie powstała różnica.
Najpierw zabezpiecz termin podatkowy
Jeżeli otrzymasz decyzję, od razu sprawdź pouczenie o zaskarżeniu. Belastingdienst wskazuje zasadniczo sześć tygodni na wniesienie sprzeciwu wobec decyzji podatkowej. Termin oraz sposób jego liczenia zależą od rodzaju aktu i właściwego trybu. Gdy nie masz jeszcze pełnego uzasadnienia, sprawdź możliwość terminowego wniesienia sprzeciwu z późniejszym uzupełnieniem. Nie zakładaj, że korespondencja z księgowym zachowuje termin wobec urzędu.
Oddzielnie sprawdź obowiązek zapłaty i warunki jej odroczenia. Zasady mogą różnić się według podatku i etapu sprawy. Ustal na piśmie, kto wnosi sprzeciw, kto potwierdza jego przyjęcie i kto kontroluje kolejne daty. Jeżeli zaufanie do poprzedniego księgowego jest sporne, nie zostawiaj pilnych terminów bez konkretnej osoby odpowiedzialnej.
Czy można przerzucić karę podatkową na księgowego?
Nie zawsze. Zbadaj powód kary, możliwość jej zakwestionowania oraz udział księgowego i Twój własny. Kara za nieterminowe złożenie deklaracji, której można było uniknąć, może podlegać innej ocenie niż kara za świadome podanie nieprawdy w sprawie z nieprawidłowymi informacjami od przedsiębiorcy.
Podatek, który i tak byłby należny przy prawidłowej deklaracji, z reguły nie stanowi szkody spowodowanej przez księgowego. Dodatkowe odsetki, prace naprawcze czy utracona możliwość podatkowa wymagają osobnego wyliczenia. Unikaj ujmowania podatku, kary i odsetek jako jednej, niesprecyzowanej kwoty szkody.
Błędy w administracji i koszty naprawy
Przy błędnie zaksięgowanych przychodach, braku zgodności operacji bankowych lub nieprawidłowym rozliczeniu VAT, kolejny księgowy może wykonać prace naprawcze. Poproś o rozbicie na niezbędne prace naprawcze i zwykłe czynności administracyjne. Nawet bez błędu mogłeś/mogłaś ponieść pewne koszty. W grę wchodzą tylko dodatkowe koszty, które w rozsądnym zakresie zostały spowodowane błędem.
Ogranicz szkodę przez terminową zmianę usługodawcy lub uzgodnienie naprawy, jeśli to konieczne. Zachowaj przed zmianami kopię lub eksport administracji. Zapobiegniesz w ten sposób sytuacji, w której pierwotnego błędu nie da się później odtworzyć.
Lista kontrolna dowodów dla przedsiębiorców
- Zlecenie, ogólne warunki i podział zadań.
- Potwierdzenia przekazania administracji i przypomnienia z obu stron.
- Deklaracje, potwierdzenia odroczenia i potwierdzenia odbioru.
- Decyzje podatkowe, decyzje o karze, wyliczenia odsetek i decyzje odwoławcze.
- Raport lub specyfikacja kolejnego księgowego.
- Rozbicie na podatek, który i tak był należny, oraz rzeczywiste dodatkowe straty.
Księgowy czy accountant: czy to robi różnicę?
Tak. Tytuł accountant jest chroniony i dla accountantów obowiązują odrębne zasady zawodowe i prawo dyscyplinarne. Nie każdy księgowy jest accountantem. Cywilny obowiązek należytej staranności zależy w obu przypadkach od zlecenia i okoliczności. Przeczytaj więcej o odpowiedzialności specjalisty z tytułem accountant lub o nieprawidłowej poradzie podatkowej, jeśli to lepiej pasuje do Twojej sprawy.
Odszkodowanie od księgowego: jakie pozycje szkody?
Odszkodowanie po błędzie księgowym dotyczy różnicy finansowej względem prawidłowego wykonania zlecenia. Nie można automatycznie żądać zwrotu całej kwoty z decyzji podatkowej ani wszystkich kosztów firmy. Dla każdej pozycji musi wynikać, z czego powstała i ile zapłacił(a)byś bez błędu. Sporządź więc zestawienie szkody z datą, kwotą, przyczyną i odniesieniem do dowodu. Zaznacz też, które kwoty są tymczasowe, a które już ostateczne.
- Naprawa administracji: dodatkowe godziny kolejnego księgowego na odtworzenie błędnych księgowań, o ile niezbędne i rozsądne.
- Dodatkowe odsetki: np. odsetki powstałe przez spóźnione lub nieprawidłowe rozliczenie. Uwzględnij ewentualną korzyść finansowania, jeśli ma znaczenie prawne.
- Kary: oceń podstawę kary, możliwości jej obniżenia i Twoją własną rolę – oddzielnie.
- Utracona korzyść podatkowa: tylko jeśli spełniałeś/spełniałaś warunki i możliwość została rzeczywiście utracona przez błąd.
- Badanie i pomoc prawna: rozsądne koszty ustalenia błędu i szkody lub uzyskania zapłaty; zwrot nie jest nieograniczony.
Może wystąpić też szkoda pośrednia, np. dodatkowe koszty finansowania, bo wiarygodne dane nie były dostępne na czas. To wymaga więcej niż ogólnego stwierdzenia, że firma miała trudności. Pokaż, o jakie finansowanie wnioskowałeś/wnioskowałaś, dlaczego doszło do opóźnienia i jakie dodatkowe koszty z tego wynikły. Zwykłe wahania obrotów i koszty, które i tak byś poniósł/poniosła, nie należą automatycznie do roszczenia.
Przykład rachunkowy: błędna deklaracja VAT
Przedsiębiorca po korekcie ma do zapłaty dodatkowo € 8.000 VAT. Ten VAT byłby należny także przy prawidłowej deklaracji. Ponadto płaci € 1.200 dodatkowych odsetek i € 1.800 za niezbędne prace naprawcze. Roszczenie w tym uproszczonym przykładzie nie zaczyna się więc od € 11.000, lecz od zbadania € 3.000 dodatkowych kosztów. Następnie należy ocenić m.in. przyczynę, rozsądność, odliczalny VAT, ewentualne korzyści i własny udział. Kara jest badana oddzielnie. Te kwoty to wyłącznie przykład rachunkowy, nie wskazówka co do zwyczajowej wysokości odszkodowania.
Co jeśli księgowy twierdzi, że sam(a) odpowiadasz za wszystko?
Twoja odpowiedzialność wobec Belastingdienst i obowiązek należytej staranności księgowego mogą istnieć równolegle. Zlecenie prowadzenia administracji nie znosi Twoich własnych obowiązków podatkowych. Nie oznacza to jednak, że księgowy może przerzucić na Ciebie każdy błąd. Zbadaj, jakie informacje miałeś/miałaś dostarczyć, kiedy były dostępne i czy księgowy wskazał Ci konkretny brak. Ogólne przypomnienie może oznaczać coś innego niż wyraźne ostrzeżenie, że inaczej deklaracja nie zostanie złożona na czas.
Sporządź oś czasu: przekazanie danych, pytania, odpowiedzi, projekty i złożenie. Jeśli zaakceptowałeś/zaakceptowałaś projekt, zanotuj, który błąd mogłeś/mogłaś rozsądnie rozpoznać. Akceptacja przez przedsiębiorcę bez wiedzy księgowej nie znosi automatycznie profesjonalnej odpowiedzialności. Jeśli świadomie przekazałeś/przekazałaś nieprawidłowe informacje lub zignorowałeś/zignorowałaś wyraźne ostrzeżenia, może to mieć duże znaczenie. Wynikiem może być także podział szkody.
Przekazanie administracji bez utraty dowodów
Przy zmianie usługodawcy ważna jest ciągłość. Ustal z następcą, kto zajmie się najbliższymi deklaracjami, toczącymi się odwołaniami i pytaniami Belastingdienst. Poproś o księgi główne, salda, połączenia bankowe, pliki deklaracji i faktury źródłowe. Ustal, który okres nie został jeszcze sprawdzony. W przeciwnym razie nowy doradca może niezamierzenie założyć, że wcześniejsze prace zostały zakończone.
Poproś następcę o krótką listę ustaleń dotyczących napraw: które księgowania były błędne, jakich dokumentów brakowało i ile dodatkowej pracy było potrzebne? Zachowaj pierwotny eksport obok skorygowanej administracji. Ewidencja godzin z samym wpisem „aktualizacja administracji” utrudnia rozróżnienie między zwykłą obsługą a naprawą błędu zawodowego. Dlatego zawczasu poproś o użyteczną specyfikację, bez narzucania następcy wyciągania wniosków prawnych, do których nie ma zlecenia.
Zgłoszenie odpowiedzialności i stanowisko ubezpieczyciela
W piśmie zgłaszającym odpowiedzialność opisz, jakie prace były uzgodnione, co Twoim zdaniem poszło nie tak i jakie widzisz skutki. Poproś o merytoryczną odpowiedź i o zgłoszenie do ubezpieczyciela odpowiedzialności zawodowej, jeśli księgowy ma taką polisę. Dołącz najważniejsze dowody i wskaż, że zestawienie szkody zostanie w razie potrzeby uzupełnione. Wiadomość wyrażająca jedynie niezadowolenie to nie to samo, co jasne roszczenie o odszkodowanie.
W przypadku odmowy kluczowy jest powód. Czy kwestionowany jest zakres zlecenia, brak dowodu terminowego przekazania danych, czy chodzi głównie o wysokość szkody? Skieruj dalsze działania dowodowe na sporną kwestię. Niezależny raport naprawczy może przynieść więcej niż wielokrotne żądanie tej samej sumy łącznej. W piśmie wskaż, jakie dokumenty lub wyjaśnienia pozwoliłyby rozwiązać spór. Samo przekazanie zgłoszenia ubezpieczycielowi nie jest uznaniem odpowiedzialności ani gwarancją wypłaty.
Utrata obrotu i własne godziny: co jest wykazalną szkodą?
Przedsiębiorca może poświęcić dużo czasu na naprawę błędów administracyjnych. Nie każda godzina frustracji czy własnych poszukiwań staje się przez to samodzielną pozycją szkody. Opisz, jakie czynności były niezbędne, ile czasu zajęły i jaka powstała konkretna strata finansowa. Utracone zlecenie wymaga np. dowodu, że bez błędu byś je wykonał(a) i jaka była z nim związana marża.
Przy utracie obrotu odróżnij obrót od wyniku. Koszty, których nie musiałeś/nie musiałaś ponieść z powodu braku pracy, mogą wpływać na wyliczenie. Pokaż też, dlaczego strata nie wynika głównie z sezonowości, rynku lub choroby. Porównanie kilku pojedynczych miesięcy może być niewystarczające. Przy większych kwotach omów, czy potrzebny jest biegły finansowy i na jakie pytanie ma odpowiedzieć.
W przypadku drobnych pozycji naprawczych, z praktycznego punktu widzenia wystarczy szczegółowa faktura z objaśnieniem. Droga ekspertyza nie jest proporcjonalna w każdym sporze. Najpierw ustal wielkość kwot spornych i stanowisko księgowego. Potem można określić, jaka dodatkowa podstawa dowodowa może zrobić różnicę. Umiarkowane, udokumentowane roszczenie często daje więcej punktów zaczepienia niż wysoka suma łączna bez rozbicia.
Co się dzieje, gdy odpowiedzialność zostaje odrzucona?
Poproś o konkretny powód odmowy i porównaj go ze swoimi dokumentami. Spór o zakres zlecenia wymaga innego dowodu niż spór o wysokość szkody. Uporządkuj punkty, co do których istnieje zgoda, i punkty wymagające jeszcze zbadania. Dodatkowy raport ma sens zwłaszcza wtedy, gdy jasne jest, na jakie pytanie odpowiada.
Następnie omów oczekiwane korzyści, koszty i czas trwania negocjacji lub postępowania. Postępowanie może przynieść dowody, ale niesie też ryzyko oddalenia i zasądzenia kosztów procesu. Czas trwania zależy m.in. od reakcji strony przeciwnej i potrzeby opinii biegłego. Niezawodnego, stałego wyniku lub terminu nie da się z góry obiecać.
Przy ugodzie należy jasno określić kwotę, termin płatności, odsetki, koszty i ewentualne zrzeczenie się roszczeń. Zachowaj wszystkie ustalenia i sprawdź, jakie uprawnienia są definitywnie rozliczane. Nie musisz czekać, aż każda przyszła pozycja będzie dokładnie znana, aby zasięgnąć porady prawnej, ale niepełny obraz szkody wymaga uwagi, zanim zrezygnujesz z praw.
Plan działania po wykryciu błędu
- Zapisz terminy deklaracji, decyzji, sprzeciwu i najbliższej płatności.
- Zabezpiecz pierwotne dane, zlecenie, korespondencję i potwierdzenia złożenia deklaracji.
- Ustal z niezależnym specjalistą, co trzeba naprawić i jak ograniczyć dalszą szkodę.
- Zgłoś księgowemu konkretne zastrzeżenia oraz potrzebę wydania dokumentów.
- Porównaj sytuację rzeczywistą z tym, co nastąpiłoby przy prawidłowej obsłudze.
- Skieruj uzasadnione roszczenie do właściwej strony, kontrolując przedawnienie.
Przykład zgłoszenia odpowiedzialności
Temat: zlecenie księgowe z [data] — zgłoszenie błędu
Zgodnie z uzgodnionym zakresem mieli Państwo [obowiązek] w terminie [data]. Dane przekazaliśmy [data i sposób]. Stwierdziliśmy [konkretne odstępstwo], co wynika z [dokument]. W naszej ocenie stanowi to nienależyte wykonanie zlecenia. Zgłaszamy Państwa odpowiedzialność za wynikającą z niego szkodę i zastrzegamy dochodzenie jej naprawienia.
Prosimy o przekazanie [brakujące dokumenty], wyjaśnienie stanowiska do [data] i zgłoszenie sprawy ubezpieczycielowi, jeśli mają Państwo odpowiednią polisę. Wstępne zestawienie szkody obejmuje [pozycje]. Może zostać uzupełnione po zakończeniu korekty i ustaleniu skutków podatkowych.
Wzór nie zastępuje analizy odpowiedzialności, terminu przedawnienia ani wymaganej możliwości naprawy. Jeśli wykonanie obowiązku nadal jest możliwe, trzeba ocenić także właściwe wezwanie do jego wykonania. Pismo do księgowego nie zastępuje sprzeciwu podatkowego.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mój księgowy musi zapłacić całą decyzję podatkową?
Zwykle nie. Porównaj decyzję z podatkiem, który byłby należny przy prawidłowym podejściu.
Co jeśli dostarczyłem/dostarczyłam dokumenty z opóźnieniem?
Może to być istotne dla oceny błędu i podziału szkody. Sprawdź, jakie ostrzeżenia były przekazane i czy możliwe było odroczenie.
Czy ogólne warunki są rozstrzygające?
Ograniczenie odpowiedzialności może mieć znaczenie, ale stosowalność, wykładnia i ważność wymagają odrębnej oceny.
Terminy, koszty i Twój kolejny krok
Zgłoś podejrzewany błąd terminowo i konkretnie. Reklamacja i przerwanie biegu przedawnienia to różne czynności. Zgodnie z art. 3:310 BW dla roszczeń odszkodowawczych zasadniczo istotny jest pięcioletni termin biegnący od dnia po uzyskaniu rzeczywistej wiedzy o szkodzie i osobie odpowiedzialnej; istnieje także ogólna dłuższa granica dwudziestu lat od zdarzenia powodującego szkodę, z wyjątkami. Przy błędnej poradzie ustalenie odpowiedniej wiedzy wymaga oceny okoliczności. Nie czekaj jednak na prawomocny wyrok podatkowy w przekonaniu, że termin cywilny zawsze zacznie biec dopiero wtedy. Sprawdź termin dla Twojej własnej sprawy.
Odpowiedzialny adwokat: Onur Arslan. Skontaktuj się, podając krótki opis i ewentualny pilny termin. Ustal z góry zakres i koszty analizy, możliwe koszty biegłego i ryzyka procesowe. Zwrot wszystkich kosztów nie jest gwarantowany.
Podstawa prawna: Księga 7 BW (obowiązek należytej staranności), Księga 6 BW (odszkodowanie i obowiązek reklamacyjny) oraz Księga 3 BW (przedawnienie i przerwanie biegu).
