Zwrot kosztów podróży w Holandii – kiedy ci przysługuje

Zwrot kosztów podróży nie wynika w Holandii bezpośrednio z ustawy. Prawo do niego rodzi się z umowy o pracę, układu zbiorowego albo z utrwalonej praktyki w firmie. Przepisy podatkowe określają natomiast, ile pracodawca może wypłacić bez potrąceń, i to właśnie ta kwota funkcjonuje w praktyce jako punkt odniesienia. Ten artykuł wyjaśnia, kiedy zwrot ci przysługuje i jak się o niego upomnieć.

Autor: mr. Onur Arslan, adwokat — prawo pracy (rejestr dziedzin prawa NOvA). Ostatnia aktualizacja: 23 września 2026 r. Stan prawny opisany w artykule: 14 września 2026 r.; przy sprawach indywidualnych sprawdź aktualne przepisy albo skontaktuj się z kancelarią.

W skrócie

• Nie ma ustawowego prawa do zwrotu; podstawą jest umowa, układ zbiorowy albo praktyka firmy.
• Przepisy podatkowe określają maksymalną kwotę za kilometr wolną od potrąceń.
• Zwrot obejmuje zwykle dojazd do pracy oraz podróże służbowe, na różnych zasadach.
• Przy stałym schemacie dojazdów możliwy jest ryczałt miesięczny.
• Przy pracy przez agencję zasady wynikają zwykle z układu zbiorowego dla tej branży.

Skąd bierze się prawo do zwrotu

Pierwszym źródłem jest umowa o pracę. Sprawdź, czy zawiera zapis o zwrocie kosztów i na jakich warunkach.

Drugim jest układ zbiorowy obowiązujący w twojej branży. W wielu sektorach przewiduje on zwrot obowiązkowo, wraz ze stawką i progiem odległości.

Trzecim jest regulamin albo utrwalona praktyka. Jeżeli pracodawca wypłaca zwrot od lat wszystkim pracownikom, może to rodzić uprawnienie także bez zapisu.

Sprawdź te trzy źródła w tej kolejności. Brak zapisu w umowie nie oznacza jeszcze, że zwrot ci nie przysługuje.

Ile wynosi stawka

Przepisy podatkowe określają kwotę za kilometr, którą pracodawca może wypłacić bez potrąceń podatkowych i składkowych.

W 2026 roku wynosi ona 0,25 euro za kilometr. Stawka została podniesiona z 0,23 euro decyzją wykonawczą rządu (beleidsbesluit) z mocą wsteczną od 1 stycznia 2026 roku; sam art. 31a ustawy o podatku od wynagrodzeń (Wet LB 1964) wymienia jeszcze kwotę 0,23 euro, ale w rozliczeniach obowiązuje kwota wyższa (Belastingdienst). To maksimum podatkowe, a nie stawka obowiązkowa: nie ma przepisu nakazującego pracodawcy wypłacać właśnie tę kwotę. Twoje prawo do konkretnej kwoty wynika z umowy o pracę albo z układu zbiorowego, nie z przepisu podatkowego. Wielu pracodawców stosuje ją mimo to jako punkt odniesienia.

Pracodawca może wypłacać mniej, jeżeli układ zbiorowy nie stanowi inaczej. Może też wypłacać więcej, ale nadwyżka podlega wtedy opodatkowaniu.

Sprawdź na pasku wynagrodzeń, czy zwrot jest wykazany jako kwota wolna od potrąceń. Błędne zaksięgowanie obniża twoje wynagrodzenie netto.

Policz swój zwrot

Przejdź te dane po kolei, a otrzymasz kwotę do porównania z paskiem wynagrodzeń.

• Odległość w jedną stronę według najkrótszej rozsądnej trasy.
• Liczba przejazdów: dni dojazdu razy dwa; dni pracy zdalnej i urlopu odejmij.
• Stawka z twojej umowy albo układu zbiorowego; przy braku ustaleń punktem odniesienia bywa maksimum podatkowe.
• Już wypłacone kwoty odejmij na końcu.

Przykład. Odległość 28 km w jedną stronę, 18 dni dojazdu, 4 dni pracy zdalnej. Przejazdy: 18 × 2 × 28 = 1 008 km. Przy stawce 0,25 euro daje to 252,00 euro. Jeżeli pracodawca wypłacił 180 euro, brakuje 72,00 euro. Przy stawce z układu zbiorowego niższej niż podatkowe maksimum policz tę samą liczbę kilometrów według stawki z układu.

Dni pracy zdalnej nie liczą się jako dojazd, choć część układów zbiorowych przewiduje dla nich osobny, niewielki dodatek. Przy transporcie publicznym zwraca się zwykle koszt rzeczywisty na podstawie biletów, a nie stawkę za kilometr.

„Proszę o pisemne wyliczenie zwrotu kosztów dojazdu za okres [okres]: przyjętą odległość, liczbę dni dojazdu, zastosowaną stawkę za kilometr oraz wypłaconą kwotę. Proszę też o wskazanie podstawy: umowa, układ zbiorowy czy regulamin. [imię i nazwisko, numer pracownika]”

Na pasku szukaj pozycji reiskostenvergoeding albo onbelaste vergoeding; powinna być wykazana jako kwota wolna od potrąceń.

Gdzie sprawdzić, czy ci przysługuje

Prawo do zwrotu nie wynika z ustawy, więc sprawdź cztery źródła w tej kolejności: umowę o pracę, układ zbiorowy swojej branży (w wielu sektorach zwrot jest obowiązkowy, ze stawką i progiem odległości), regulamin zakładowy oraz utrwaloną praktykę — jeżeli pracodawca od lat wypłaca zwrot wszystkim, może to rodzić uprawnienie także bez zapisu.

Przy pracy przez agencję dochodzi piąte źródło: porównanie warunków z pracownikami zatrudnionymi bezpośrednio przez przedsiębiorcę. Jeżeli oni dostają zwrot kosztów dojazdu, tobie również co do zasady się on należy, bo jest to część równowartościowych warunków pracy.

Zwrot kosztów podróży: dojazd a podróż służbowa

Dojazd do stałego miejsca pracy i podróż służbowa to dwie różne kategorie, choć stawka bywa taka sama.

Przy podróżach służbowych, na przykład do klienta, zwrot przysługuje zwykle za pełną trasę, a przy braku zapisu w umowie wynika z obowiązku pokrywania kosztów wykonywania pracy.

Przy dojazdach do stałego miejsca pracy sprawa zależy w większym stopniu od umowy i układu zbiorowego, a wiele regulacji przewiduje próg minimalnej odległości.

Przy zmiennych miejscach pracy, typowych w budownictwie i logistyce, rozróżnienie bywa nieostre. Warto ustalić je pisemnie na starcie.

Transport publiczny i inne środki

Przy dojazdach transportem publicznym pracodawca zwraca zwykle koszt rzeczywisty na podstawie biletów albo zestawienia z karty przejazdowej.

Możliwe jest też udostępnienie karty służbowej albo abonamentu, co bywa korzystniejsze podatkowo dla obu stron.

Przy dojazdach rowerem część pracodawców stosuje tę samą stawkę za kilometr albo oferuje rower służbowy w ramach odrębnego rozwiązania.

Przy wspólnych dojazdach kilku pracowników zwrot przysługuje zwykle kierowcy. Ustal to wyraźnie, aby uniknąć podwójnych rozliczeń.

Trzy sposoby rozliczenia — przykłady

Przy transporcie zapewnionym przez agencję nie przysługuje jednocześnie zwrot za kilometry: koszt ponosi agencja, a nie ty.

Ryczałt przy stałym schemacie

Przy regularnych dojazdach do tego samego miejsca pracodawca może wypłacać stałą kwotę miesięczną zamiast rozliczać każdą podróż.

Wymaga to jednak odpowiednio regularnego schematu obecności. Przy zmiennej liczbie dni pracy ryczałt bywa korygowany.

Przy dłuższej nieobecności, na przykład z powodu choroby, wypłatę ryczałtu można zwykle kontynuować przez ograniczony okres, po czym ulega wstrzymaniu.

Sprawdź, czy po powrocie do pracy ryczałt został wznowiony. Jest to częste źródło pomijanych kwot.

Praca zdalna

Za dni przepracowane w domu zwrot kosztów dojazdu co do zasady nie przysługuje, ponieważ koszt nie powstaje.

Wielu pracodawców wypłaca natomiast odrębny dodatek za pracę zdalną, pokrywający koszty prądu, ogrzewania i napojów.

Przy pracy mieszanej ustala się zwykle proporcję: określona liczba dni w biurze z ryczałtem dojazdowym i pozostałe dni z dodatkiem za pracę zdalną.

Za ten sam dzień nie przysługują oba świadczenia jednocześnie. Warto sprawdzić, czy rozliczenie odpowiada faktycznemu rozkładowi pracy.

Praca przez agencję i zakwaterowanie

Przy pracy przez agencję zasady wynikają zwykle z układu zbiorowego dla tej branży, który przewiduje własne stawki i progi.

Rozdziel przy tym trzy różne pytania: czy w ogóle należy ci się zwrot, czy możesz zostać obciążony udziałem własnym za transport organizowany przez agencję, i czy agencja może ten udział potrącić z wypłaty. Potrącenie z wynagrodzenia jest najściślej uregulowane z tych trzech. Bywają one wyższe niż rzeczywisty koszt albo naliczane mimo braku faktycznego przewozu.

Potrącenia z wynagrodzenia są dopuszczalne wyłącznie w określonych granicach i wymagają zgody oraz podstawy. Zagadnienie to omawiamy w artykule o zakazanych kosztach pośredników.

Ogólne zasady pracy przez agencję opisujemy w tekście o pracy tymczasowej w Holandii.

Dokumentacja

Prowadź prostą ewidencję: data, trasa, liczba kilometrów, cel podróży oraz środek transportu.

Zachowuj bilety, zestawienia z karty przejazdowej i potwierdzenia tankowania, jeżeli rozliczenie opiera się na kosztach rzeczywistych.

Porównuj co miesiąc pasek wynagrodzeń z własną ewidencją. Przy zmiennych trasach różnice narastają niepostrzeżenie.

Przy braku pisemnej umowy dokumentacja ta bywa głównym dowodem uzgodnień, co omawiamy w artykule o pracy bez umowy.

Gdy pracodawca nie wypłaca

Zacznij od sprawdzenia podstawy: umowa, układ zbiorowy, regulamin albo dotychczasowa praktyka.

Następnie sformułuj pisemne żądanie ze wskazaniem okresu, liczby kilometrów i kwoty. Konkretne zestawienie działa skuteczniej niż ogólna skarga.

Wyznacz rozsądny termin i zachowaj kopię pisma z dowodem wysyłki. Przy zaległych kwotach mogą należeć się odsetki oraz ustawowy dodatek za opóźnienie.

Przy braku reakcji dostępna jest droga przed sędzią kantonowym, opisana w artykule o sędzim kantonowym.

Zmiana zasad przez pracodawcę

Pracodawca nie może dowolnie obniżyć ani znieść zwrotu, jeżeli stanowi on element warunków zatrudnienia.

Zmiana wymaga zwykle twojej zgody albo istnienia klauzuli zmiany warunków wraz z odpowiednio ważnym interesem po stronie pracodawcy.

Sama zmiana polityki firmy nie wystarcza, zwłaszcza gdy dotyczy kwoty istotnej w twoim budżecie domowym.

Przy jednostronnej zmianie zgłoś sprzeciw na piśmie i wskaż podstawę dotychczasowego uprawnienia. Milczące przyjęcie zmiany utrudnia późniejsze roszczenia.

Zwrot kosztów podróży a wynagrodzenie minimalne

Zwrot kosztów nie jest wynagrodzeniem i nie może być wliczany do minimalnej płacy. To odrębna kategoria wypłaty.

Praktyka, w której pracodawca wypłaca niską pensję i uzupełnia ją wysokim zwrotem kosztów, bywa niedopuszczalna, jeżeli koszty nie zostały faktycznie poniesione.

Podobnie działa naliczanie zwrotu za dni, w których nie dojeżdżałeś. Taka wypłata bywa traktowana jak ukryte wynagrodzenie, ze skutkami podatkowymi.

Sprawdź, czy na pasku wyraźnie rozdzielono wynagrodzenie od zwrotu kosztów. Ich zlewanie się utrudnia późniejsze rozliczenia i kontrolę.

Podróże służbowe i czas pracy

Osobną kwestią od zwrotu kosztów jest to, czy czas podróży liczy się jako czas pracy.

Zwykły dojazd do stałego miejsca pracy zasadniczo nie jest czasem pracy. Podróż do klienta w trakcie dnia roboczego zwykle nim jest.

Przy zmiennych miejscach pracy oraz przy obowiązku stawienia się najpierw w bazie firmy ocena bywa inna i zależy od okoliczności.

Sprawdź układ zbiorowy, bo wiele branż reguluje tę kwestię wprost, wraz ze stawką za czas podróży.

Rozliczenie po zakończeniu pracy

Zaległe zwroty należą się także po zakończeniu zatrudnienia i podlegają rozliczeniu razem z ostatnim wynagrodzeniem.

Sprawdź rozliczenie końcowe pod kątem zwrotów za ostatnie tygodnie, ponieważ przy nagłym zakończeniu pracy bywają pomijane.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po pięciu latach, więc masz czas na ich dochodzenie, ale wcześniejsze zgłoszenie jest zawsze łatwiejsze dowodowo.

Przy sporze o rozliczenie końcowe pomocny bywa artykuł o zwolnieniu z pracy.

Przykład ilustracyjny

Pracownik dojeżdżał codziennie czterdzieści kilometrów w obie strony, na podstawie umowy przewidującej zwrot według stawki z układu zbiorowego.

Po zmianie systemu kadrowego ryczałt został obniżony bez informacji, a on sam zauważył to dopiero po pół roku.

Zestawił paski wynagrodzeń z zapisem umowy i stawką z układu zbiorowego, wykazując różnicę za każdy miesiąc.

Pracodawca wyrównał zaległość po pierwszym pisemnym wezwaniu. Bez porównania pasków z umową różnica pozostałaby niezauważona.

Kontrola własnego rozliczenia

Raz na kwartał porównaj trzy rzeczy: zapis w umowie lub układzie zbiorowym, własną ewidencję przejazdów oraz kwoty z pasków wynagrodzeń.

Sprawdź przy tym, czy zwrot wykazano jako kwotę wolną od potrąceń, a nie doliczono do wynagrodzenia brutto. Ta pozycja bywa księgowana błędnie.

Zwróć uwagę na miesiące z urlopem i chorobą, bo tam najczęściej dochodzi do pominięcia ryczałtu albo jego niewznowienia po powrocie.

Zwrot kosztów podróży jest pozycją niewielką w skali miesiąca, ale w skali roku różnice bywają znaczne, zwłaszcza przy długich dojazdach.

Najczęstsze błędy

Pierwszym jest założenie, że zwrot przysługuje z mocy prawa. Podstawą jest zawsze umowa, układ zbiorowy albo praktyka.

Drugim jest niesprawdzanie pasków wynagrodzeń, przez co obniżenie stawki pozostaje niezauważone przez miesiące.

Trzecim jest brak własnej ewidencji tras przy zmiennych miejscach pracy.

Czwartym jest milczące przyjęcie jednostronnej zmiany zasad, co osłabia późniejsze roszczenie.

Zwrot kosztów podróży przy zmiennych miejscach pracy

W budownictwie, logistyce i opiece miejsce pracy zmienia się niemal codziennie, co komplikuje rozliczenie.

Układy zbiorowe w tych branżach przewidują zwykle własne rozwiązania: stawkę za kilometr powyżej pewnego progu albo ryczałt zależny od strefy odległości.

Kluczowa jest wtedy ewidencja: adres miejsca pracy każdego dnia, liczba kilometrów i ewentualny wspólny przejazd z innymi pracownikami.

Bez takiej ewidencji odtworzenie roszczenia po kilku miesiącach jest praktycznie niemożliwe, nawet gdy uprawnienie bezspornie istnieje. Najprostszym rozwiązaniem jest krótka notatka w telefonie po każdym dniu pracy.

Pierwsze kroki, gdy zaczynasz pracę

Poproś o pisemne potwierdzenie zasad zwrotu jeszcze przed rozpoczęciem pracy, wraz ze stawką i sposobem rozliczenia.

Sprawdź, który układ zbiorowy obowiązuje w firmie, i odszukaj w nim rozdział o kosztach podróży.

Ustal, jak zgłaszasz przejazdy: aplikacja, formularz czy zestawienie miesięczne, oraz do kiedy trzeba je złożyć.

Zapisz te ustalenia. Przy zmianie przełożonego albo systemu kadrowego bywają one pierwszym, co ginie, a odtworzenie ich po latach opiera się wyłącznie na twojej dokumentacji.

Parkowanie, opłaty drogowe i inne wydatki

Poza kilometrami pojawiają się koszty dodatkowe: parking przy kliencie, opłaty za tunele i promy, a przy dłuższych trasach nocleg.

Wydatki poniesione w związku z wykonywaniem pracy podlegają zwykle zwrotowi na podstawie rachunków, niezależnie od stawki kilometrowej.

Ustal z góry, do jakiej kwoty możesz ponosić takie koszty bez wcześniejszej zgody. Zapobiega to sporom przy rozliczeniu.

Zachowuj paragony od razu, bo po miesiącu odtworzenie drobnych wydatków bywa niemożliwe.

Gdzie sprawdzić informacje

Informacje o umowach o pracę i układach zbiorowych publikuje Rijksoverheid, a informacje dotyczące warunków pracy Arboportaal.

Najczęstsze pytania

Czy pracodawca musi zwracać koszty dojazdu?

Nie ma takiego obowiązku ustawowego. Obowiązek powstaje z umowy, układu zbiorowego, regulaminu albo utrwalonej praktyki w firmie.

Ile wynosi stawka za kilometr?

W 2026 roku podatkowe maksimum wolne od potrąceń wynosi 0,25 euro za kilometr (podwyżka z 0,23 euro z mocą wsteczną od 1 stycznia 2026). Pracodawca może wypłacać mniej, chyba że układ zbiorowy stanowi inaczej, i może wypłacać więcej — wtedy nadwyżka jest opodatkowana.

Czy dostanę zwrot za dni pracy z domu?

Za dojazd nie, ponieważ koszt nie powstaje. Wielu pracodawców wypłaca natomiast odrębny dodatek za pracę zdalną.

Czy ryczałt jest wypłacany w czasie choroby?

Zwykle przez ograniczony okres, po czym ulega wstrzymaniu. Sprawdź, czy po powrocie do pracy został wznowiony.

Czy pracodawca może obniżyć zwrot?

Nie jednostronnie, jeżeli stanowi on element warunków zatrudnienia. Zmiana wymaga twojej zgody albo ważnego interesu przy istniejącej klauzuli zmiany.

Czy pracodawca musi płacić maksymalną stawkę za kilometr?

Nie. Kwota 0,25 euro za kilometr to maksimum, które pracodawca może wypłacić bez potrąceń podatkowych — nie obowiązkowa stawka. Może wypłacać mniej, o ile układ zbiorowy nie stanowi inaczej, a może też więcej, ale nadwyżka podlega wtedy opodatkowaniu. Twoje prawo do zwrotu wynika z umowy, układu zbiorowego albo utrwalonej praktyki, a nie z przepisów podatkowych.

Jak liczyć dni pracy zdalnej i dojazdu?

Liczą się wyłącznie dni, w których faktycznie dojeżdżałeś. Dni pracy zdalnej, urlopu i choroby odejmujesz od liczby przejazdów. Część układów zbiorowych przewiduje osobny, niewielki dodatek za dzień pracy z domu; sprawdź, czy twój go zawiera.

Przegląd wszystkich tematów z zakresu prawa pracy — od zwolnienia i odprawy po wynagrodzenie, chorobę i pracę przez agencję — znajdziesz na stronie prawo pracy w Holandii.

Powiązane artykuły

• Praca tymczasowa w Holandii
• Zakazane koszty pośredników
• Praca bez umowy

Podsumowanie

Zwrot kosztów podróży nie wynika z ustawy, lecz z umowy, układu zbiorowego albo praktyki firmy, dlatego zacznij od sprawdzenia tych trzech źródeł. Przepisy podatkowe wyznaczają jedynie kwotę wolną od potrąceń. Przy stałym schemacie dojazdów możliwy jest ryczałt, a przy pracy zdalnej odrębny dodatek. Najważniejsze jest porównywanie pasków wynagrodzeń z własną ewidencją, bo obniżki bywają niezauważone przez miesiące.

Nie otrzymujesz zwrotu albo stawka została obniżona bez uzgodnienia? Skontaktuj się z nami, a sprawdzimy twoje uprawnienia.

---

O autorze

Mr. Onur Arslan — adwokat w Rotterdamie, w zawodzie od 2009 roku, założyciel kancelarii Arslan & Arslan Advocaten. W rejestrze dziedzin prawa Holenderskiej Izby Adwokackiej (NOvA) ma zarejestrowane prawo pracy oraz szkody osobowe; jest też ekspertem rejestru NIVRE (NIVRE-RE) w zakresie szkód osobowych. Odpowiada merytorycznie za treści z zakresu prawa pracy publikowane przez kancelarię i prowadzi sprawy o zwolnienia, porozumienia rozwiązujące, odprawy, zaległe wynagrodzenie i spory z pracodawcą — po polsku i niderlandzku.

Profil i rejestracje · Kontakt z kancelarią